Gestione dei Tender Logistici

OUTSOURCING DELLA LOGISTICA

L'outsourcing delle attività logistiche è una prassi decisamente consolidata per quanto concerne i trasporti (ormai quasi nessuna azienda possiede un'importante flotta di camion) mentre vive fasi di alterna fortuna per quanto riguarda le attività connesse alla gestione dei magazzini (housing ed handling).
Indubbiamente decidere di affidare in outsourcing la propria logistica implica effettuare delle scelte che hanno un impatto rilevante e complesso sull'azienda: si devono affrontare temi di carattere logistico, commerciale, finanziario, economico, etico con risvolti che sicuramente si riversano sulla sfera strategica aziendale. Per questo motivo le scelte non sono mai semplici da prendere e richiedono un percorso d'analisi ben articolato per evitare di sbagliare, tenendo anche conto che dare in outsourcing la logistica è un processo, come già si è detto, abbastanza complicato.
L'outsourcing ha molte declinazioni (può essere totale o parziale, tattico o strategico, etc.) e si tratta di affrontare il tema con la giusta competenza ed esperienza; Simco Consulting ha affrontato per i suoi clienti molti progetti sia tesi a verificare l'opportunità di terziarizzare oppure no sia focalizzati sull'implementazione del progetto di outsourcing, dalla scelta del fornitore, all'assistenza all'avviamento, al controllo delle prestazioni.

PRINCIPALI AREE D’INTERVENTO

Simco Consulting può aiutarvi a valutare la convenienza economica, e non solo, a scegliere l'outsourcing della logistica, procedendo a confrontare i costi attualmente sostenuti (eventualmente corretti affrontando un percorso di miglioramento interno dell'efficienza del magazzino) con quelli che potrebbe esporre una Terza Parte Logistica. In questa fase si metteranno in evidenza anche tutti gli aspetti, positivi e negativi, che potrebbero concorrere a prendere la decisione se terziarizzare oppure no.
Pianificare le tappe del processo di outsourcing e assistere il proprio cliente nelle seguenti fasi:

  • redazione delle specifiche funzionali e tecniche per il tender di assegnazione del servizio
  • definizione dell'articolazione tariffaria alla quale dovranno attenersi le 3PL che partecipano al tender
  • identificazione dei KPI che serviranno per misurare la qualità del servizio espresso dalla 3PL e per impostare un sistema di "premi e penali"
  • audit logistico delle 3PL interpellate ed in particolare dei siti in cui propongono di effettuare il servizio
  • raccolta, commento, omogeneizzazione e tabulazione tecnico/economica delle offerte assistere nella scelta della 3PL assistere nelle fasi di trasformazione e nell'avviamento delle attività di outsourcing.
Metodo

L'Audit per conoscere le necessità

Attraverso un approccio “open mind” si analizza la situazione attuale dal punto di vista del layout, delle attrezzature, dell’organizzazione e dei processi, così da poter definire una serie di interventi dal punto di vista operativo, organizzativo e tecnologico in un’ottica di miglioramento continuo e ottimizzazione dei processi e delle risorse.

La scelta del giusto fornitore

Lo step successivo consiste nello screening dei fornitori al fine di individuare la lista dei potenziali partner da coinvolgere nel tender; vengono identificati in base alla loro specializzazione o ad altri parametri importanti per il cliente (ad esempio l'interesse ad investire in asset o la disponibilità di un network internazionale). Si effettuano gli Audit dei fornitori valutando sia gli aspetti societari (referenze, copertura geografica, struttura societaria, etc.) che logistici (specializzazioni, qualità/dimensione/localizzazione dei magazzini, capillarità network, etc.) allo scopo di redigere una Scorecard comparata e ponderata.

Il Capitolato tecnico logistico

Il "Capitolato tecnico logistico" consiste nella descrizione precisa ed esaustiva del servizio oggetto del tender. Questa fase è molto importante perché da un lato aiuta il fornitore a capire esattamente quali sono i fattori e le peculiarità della tipologia di servizio oggetto dell'appalto dall'altro allinea tutte le offerte ai desiderata specifici del cliente. Più è dettagliata questa parte, più l'operatore potrà formulare una proposta di collaborazione attinente alle aspettative della committenza. In questa fase si definiscono i livelli minimi di servizio che il fornitore dovrà garantire per raggiungere il servizio.

La costruzione della tariffa e dei costi accessori

Si definisce la migliore struttura tariffaria da adottare. Sulla base del punto precedente (e dell'Audit), si studiano i driver di costo (bolla, righe, pezzi, pallet, peso, volume, etc.) più adatti alla tipologia di servizio logistico (handling, housing, trasporto, etc.) da effettuare. Tale tariffazione sarà quella che verrà utilizzata dai partecipanti al tender, affinché le varie offerte presentate risultino facilmente confrontabili.

Simulazioni economiche e scelta del fornitore

Una volta raccolte tutte le offerte economiche e valutata l'attinenza delle proposte tecniche al capitolato, si sviluppa una simulazione che confronta i costi logistici ricavati dalle varie proposte dei fornitori partecipanti al tender. Con i risultati ottenuti da quest'ultima analisi, unitamente ai risultati ottenuti negli Audit presso i fornitori, il committente ha tutti gli elementi per effettuare la scelta migliore.

Tender per l'outsourcing del magazzino

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Le decisioni in-house vs. outsourcing dei nodi della rete

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Avviare e gestire in modo efficace l'outsourcing di magazzino

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OUTSOURCING DELLA DISTRIBUZIONE FISICA

L'outsourcing della distribuzione fisica (o di una parte di essa) non deve essere considerato un semplice atto di acquisto di servizi logistici, ma deve essere vissuto come una scelta strategica che ha delle importanti ricadute sui costi operativi e sul livello di servizio erogato al cliente. Il successo dipende dalle specifiche peculiarità aziendali, dall'accuratezza del progetto di outsourcing e da come viene condotto il tender di fornitura.

L'outsourcing della distribuzione fisica può riguardare:

  • il trasporto
  • il magazzino (housing e handling)
  • le attività di manovalanza in magazzino (quando i principali asset sono gestiti dall'azienda e viene terziarizzata, prevalentemente ad una cooperativa, solo la parte riguardante le risorse umane e i relativi mezzi d'opera)
  • tutto il processo di distribuzione fisica delle merci (housing, handling e trasporti)


Simco, nella sua esperienza più che trentennale, ha sviluppato un approccio alla gestione dei tender logistici ben consolidato che ha permesso ai suoi clienti di realizzare processi di outsourcing di successo.

Il metodo Simco si suddivide in sei passi:

  1. L'Audit per conoscere le necessità
    Il primo passo è quello di effettuare un'Audit della Distribuzione allo scopo di definire con precisione la situazione attuale in termini di costi sostenuti e livello di servizio erogato. Nella fase iniziale si raccolgono i dati (flussi, giacenze, costi, livello di servizio, etc.) in modo completo, affidabile e dettagliato. Successivamente, questi vengono interpretati e verificati per poi essere analizzati e rappresentati (sottoforma di tabelle, grafici e cruscotti facili da comprendere); a valle di questa fase si definiscono le previsioni di sviluppo per il periodo previsto della durata del contratto.
  2. La scelta del giusto fornitore
    Lo step successivo consiste nello screening dei fornitori al fine di individuare la lista dei potenziali partner da coinvolgere nel tender; vengono identificati in base alla loro specializzazione o ad altri parametri importanti per il cliente (ad esempio l'interesse ad investire in asset o la disponibilità di un network internazionale). Si effettuano gli Audit dei fornitori valutando sia gli aspetti societari (referenze, copertura geografica, struttura societaria, etc.) che logistici (specializzazioni, qualità/dimensione/localizzazione dei magazzini, capillarità network, etc.) allo scopo di redigere una Scorecard comparata e ponderata.
  3. Il "Capitolato tecnico logistico" consiste nella descrizione precisa ed esaustiva del servizio oggetto del tender. Questa fase è molto importante perché da un lato aiuta il fornitore a capire esattamente quali sono i fattori e le peculiarità della tipologia di servizio oggetto dell'appalto dall'altro allinea tutte le offerte ai desiderata specifici del cliente. Più è dettagliata questa parte, più l'operatore potrà formulare una proposta di collaborazione attinente alle aspettative della committenza.
  4. La costruzione della tariffa e dei costi accessori
    Si definisce la migliore struttura tariffaria da adottare. Sulla base del punto precedente (e dell'Audit), si studiano i driver di costo (bolla, righe, pezzi, pallet, peso, volume, etc.) più adatti alla tipologia di servizio logistico (handling, housing, trasporto, etc.) da effettuare. Tale tariffazione sarà quella che verrà utilizzata dai partecipanti al tender, affinché le varie offerte presentate risultino facilmente confrontabili. La struttura tariffaria dovrà essere la più possibile semplice, equa e controllabile.
  5. La definizione dei Service Level Agreement
    Si definiscono i livelli minimi di servizio che il fornitore dovrà garantire per il suo servizio. Tra i più importanti vi sono: l'allineamento inventariale, l'accuratezza del prelievo, la velocità del "dock to stock" e dell'allestimento degli ordini, il tempo di resa, il tracking delle merci, il tracing delle spedizioni, il rispetto delle finestre di consegna, il mantenimento della catena del freddo, etc..
  6. Simulazioni economiche e scelta del fornitore
    Una volta raccolte tutte le offerte economiche e valutata l'attinenza delle proposta tecniche a quelle del capitolato, si sviluppa una simulazione che confronta i costi logistici ricavati dalle varie proposte dei fornitori partecipanti al tender. Con i risultati ottenuti da quest'ultima analisi, unitamente ai risultati ottenuti negli Audit presso i fornitori, il committente ha tutti gli elementi per effettuare la scelta migliore e avere un partner affidabile al costo giusto.

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Tender WMS

La selezione, l'installazione e l'avviamento di un WMS si configura nella realtà più complicato di quanto possa apparire a prima vista; è riduttivo limitarsi a visionare demo, raccogliere le offerte di alcuni operatori del settore e confrontarle per effettuare una scelta se non si sviluppa, a monte di tale attività, una serie di azioni che permettono di avere delle proposte complete, affidabili ed omogenee tra loro.

Metodo

Tender WMS

Il primo passo consiste nell'effettuare l'Audit dei processi di magazzino, importante soprattutto per contestualizzare le specificità proprie di ogni Azienda, quantificare e qualificare i flussi, definire gli obiettivi da raggiungere e i confini con l'ERP aziendale. L'Audit del magazzino è molto importante anche per capire se gli attuali processi sono allineati alle più moderne best practice; la mera installazione di un WMS non garantisce di per sé l'ottimizzazione dei processi.

La seconda fase consiste nella definizione della migliore Vendor List; sulla base dei requisiti funzionali e tecnologici, dell'entità dell'investimento, delle caratteristiche dell'azienda che acquista, etc. si individuano le Software House che meglio si adattano alla specifica fornitura. Quando l'ERP aziendale dispone di un modulo di gestione operativa del magazzino (che non è stato ovviamente già acquistato/installato) il fornitore dell'ERP deve ovviamente fare parte della rosa dei vendors.

A valle di questa fase vengono redatte le specifiche tecniche (User Requirements) dove si descrivono dettagliatamente i requisiti tecnologici, prestazionali e funzionali (ad esempio modalità dei controlli in ingresso, cross docking, diverse modalità di gestione della mappa, criteri di preparazione degli ordini, gestione lotti e matricole, preparazione imballi e documenti di trasporto, le statistiche e molto altro); tali requisiti saranno oggetto non solo della tabulazione tecnica, ma anche alla base dei collaudi di accettazione. Le specifiche tecniche sono accompagnate dal capitolato di appalto dove si indica, tra l'altro, la precisa articolazione dei prezzi da esprimere in offerta comprensivi di licenze, manutenzione, hot line, hardware, etc.; questo step è importante per effettuare una corretta tabulazione tecnico-economica.

Abitualmente si suggerisce che ogni fornitore, o meglio i più papabili, effettuino una demo del prodotto per rendere maggiormente esplicite le funzionalità di base, le caratteristiche grafiche, la facilità dell'utilizzo.

Successivamente si mette in campo la nostra provata capacità analitica e professionale nell'analizzare le offerte per evitare che, nelle pieghe delle descrizioni della fornitura oppure delle esclusioni o di clausole poco chiare, si possano nascondere delle insidie. A valle dell'analisi delle offerte e delle eventuali necessarie integrazioni di informazioni o precisazioni che si devono effettuare con i fornitori non perfettamente allineati alle richieste, si procede alla tabulazione tecnico economica.

Giunge così il momento della trattativa commerciale: il Cliente è generalmente in una posizione di forza, perché si trova a trattare delle offerte tra loro perfettamente omogenee e congrue per quanto riguarda le prestazioni; a questo punto il prezzo diventa uno dei parametri più importanti e i fornitori lo sanno bene, soprattutto quando vedono o intuiscono che c'è il contributo di Simco Consulting.

Seguendo la prassi che abbiamo descritto, seppure in modo succinto, si è in grado di effettuare la giusta scelta e di acquistare con un elevato rapporto qualità-prezzo.

Simco Consulting ha gestito tender inerenti all’introduzione di software di gestione operativa di magazzino (WMS) per parecchie centinaia di milioni di Euro, ha sviluppato professionalità e maturato esperienza che possono essere una garanzia, unitamente all'assoluta indipendenza rispetto ai vari fornitori, per effettuare acquisti estremamente vantaggiosi sul piano economico e senza rischi. In tutte le circostanze in cui Simco Consulting è intervenuta il suo compenso è stato ampiamente ripagato dai risparmi e dalle certezze ottenute dopo il tender.

Simco Consulting conosce il mercato in oggetto da oltre 35 anni ed è in grado di:

  • coinvolgere solo i fornitori che sono in grado di soddisfare i criteri di valutazione, concordati con il Cliente e che verranno presi in considerazione nella fase di assegnazione dell'appalto (prezzo, struttura societaria, dimensione, solidità finanziaria, quota di mercato, livello tecnologico, livello di subfornitura, capacità d'innovazione, referenze, certificazioni, etc.)
  • evidenziare, per ogni competitor, i caratteristici punti di forza e di debolezza (rigidità/flessibilità, puntualità/ritardi nelle consegne, qualità ed economicità del post vendita, etc.)

Simco Consulting  può dare il suo contributo anche nella fase di installazione.

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Tender material handling

L'accuratezza di un progetto di un sistema di movimentazione e di stoccaggio è il primo requisito fondamentale per la buona riuscita di una iniziativa di ammodernamento, potenziamento ed efficientamento. La realizzazione del progetto costituisce anch'essa una fase molto delicata che potrebbe mettere a repentaglio i risultati attesi da un progetto di prim'ordine; i rischi sono connessi alla mancata rispondenza dei requisiti funzionali, all'aumento dei costi e dei tempi di realizzazione in corso d'opera, alla scelta di un fornitore non adeguato. Le Aziende, anche le più grandi, ammodernano o costruiscono un nuovo magazzino con una periodicità di alcuni anni; Simco, assieme ai suoi Clienti, acquista parecchi milioni di Euro in attrezzature di material handling ogni anno e conseguentemente conosce molto bene come comportarsi per ottenere i migliori risultati sia sul piano dei costi di acquisto sia su quello dei risultati operativi.

SISTEMI PER IL MATERIAL HANDLING

Appartengono a questa categoria tutte le tecnologie e attrezzature concernenti la movimentazione, lo stoccaggio, la formazione delle Unità di Carico e l'imballaggio. A titolo di esempio, seppure non esaustivo, possiamo elencare:

  • magazzini automatici: per pallet, miniload, multishuttle, per carichi speciali, etc.
  • armadi automatici: a piani traslanti, a piani rotanti (verticali e orizzontali)
  • scaffalature: porta pallet, drive in, compattabili, cantilever, a gravità, etc.
  • sistemi di movimentazione: convogliatori a rulli e catene, navette, sistemi LGV, sistemi con decision point
  • carrelli elevatori
  • sorter rettilinei e circolari ad alta cadenza
  • sistemi di pickig (tradizionali, automatizzati, robotizzati)
  • sistemi di pallettizzazione
  • sistemi per l'imballaggio e il fine linea
  • software di gestione operativa

La prima fase consiste nella definizione della migliore Vendor List ; sulla base delle caratteristiche di ciò che si deve acquistare (requisiti tecnologici e funzionali, entità dell'investimento, caratteristiche dell'azienda che acquista, etc.) si individuano le aziende che meglio sono adatte alla specifica fornitura. Simco conosce il mercato in oggetto da oltre 35 anni ed è in grado di:

  • coinvolgere solo i fornitori che sono in grado di soddisfare i criteri di valutazione, concordati con il Cliente, che verranno presi in considerazione nella fase di assegnazione dell'appalto (prezzo, struttura societaria, dimensione, solidità finanziaria, quota di mercato, livello tecnologico, livello di subfornitura, capacità d'innovazione, referenze, certificazioni, etc.)
  • evidenziare per ogni competitor i caratteristici punti di forza e di debolezza (rigidità/flessibilità, puntualità/ritardi nelle consegne, qualità ed economicità del post vendita, etc.)

A valle di questa prima fase vengono redatte le Specifiche Tecniche dove si descrivono dettagliatamente i requisiti tecnologici, funzionali e prestazionali che saranno oggetto non solo della tabulazione tecnica ma anche alla base dei collaudi di accettazione (si definisce come saranno effettuati FAT e SAT); le specifiche tecniche sono accompagnate dal capitolato di appalto dove si indica, tra l'altro, la precisa articolazione dei prezzi da esprimere in offerta. Anche questo step è importante per effettuare una corretta tabulazione tecnico-economica.

Successivamente si mette in campo la nostra provata capacità analitica e professionale nell'analizzare le offerte per evitare che nelle pieghe delle descrizioni della fornitura oppure delle esclusioni o di clausole poco chiare si possano nascondere delle insidie. A valle dell'analisi delle offerte e delle eventuali necessarie integrazioni di informazioni o precisazioni che si devono effettuare con i fornitori che non si sono perfettamente allineati alle richieste si procede alla tabulazione tecnico economica.

Giunge così il momento della trattativa commerciale e il nostro Cliente è generalmente in grado di condurre da una posizione di forza perché si trova a trattare offerte tra loro perfettamente omogenee e congrue per quanto riguarda le prestazioni; a questo punto il prezzo diventa uno dei parametri più importanti e i fornitori ben lo sanno, soprattutto quando vedono o intuiscono che c'è il contributo professionale di Simco.

Seguendo la prassi che abbiamo descritto, seppure in modo succinto, si è in grado di effettuare la giusta scelta e di acquistare con un elevato rapporto qualità-prezzo.

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