AUDITORÍA DE ALMACÉN, UNA HERRAMIENTA BARATA Y RÁPIDA PARA CONOCER LA SITUACIÓN DE SU ALMACÉN

En un mercado global caracterizado por una creciente competitividad, las empresas, que cada vez cambian más de piel y pasan de "vender un producto" a "ofrecer un servicio", reconocen que la logística desempeña un papel fundamental para competir. En este contexto, el almacén, entendido como una función empresarial de uno o varios almacenes, ya sea en régimen de subcontratación o externalizado, es sin duda un activo decisivo para destacar en el nivel de servicio ofrecido al cliente.

Dada la importancia estratégica del almacén, es crucial comprender si la "herramienta" que tenemos a nuestra disposición es realmente capaz de ser una palanca decisiva para la competitividad o un "freno de mano" para el desarrollo del negocio. En este contexto, las preguntas más frecuentes que un director de logística escucha de la alta dirección son: ¿Es el almacén capaz de cumplir el nivel de servicio requerido? ¿A qué precio? ¿Podría reducirse el coste para el mismo nivel de servicio? O viceversa, ¿podría aumentarse el nivel de servicio por el mismo coste? ¿Qué flexibilidad tiene respecto a los constantes cambios de la empresa? ¿Puede cumplir las previsiones de crecimiento del plan de negocio? ¿Cómo se puede mejorar? ¿Es mejor subcontratar o externalizar? etc. etc.

Para responder a estas preguntas, Simco Consulting ha estudiado un producto de consultoría "ad hoc", que permite a la empresa tener las respuestas en poco tiempo y con un desembolso económico limitado: la Auditoría de Almacén. El objetivo de este estudio es construir una imagen precisa de la situación actual con la mayor cantidad de información posible para tomar las decisiones necesarias antes de abordar cualquier proyecto de mejora.

A través de un enfoque de "mente abierta", se analiza la situación actual desde el punto de vista de la disposición, el equipamiento, la organización y los procesos, para poder definir una serie de intervenciones desde el punto de vista operativo, organizativo y tecnológico con vistas a la mejora continua y la optimización de los procesos y los recursos. El estudio debe tener en cuenta las necesidades de almacenamiento, manipulación y envasado de los productos gestionados, así como las limitaciones impuestas por la situación existente en términos de instalaciones y herramientas SW disponibles. Todo ello con un horizonte temporal corto (3/4 semanas laborables) y un presupuesto de consultoría limitado. El enfoque que Simco Consulting utiliza para este tipo de proyectos es el siguiente:

  • Entrevistas con el personal de la empresa para la elaboración del cuestionario de auditoría de Simco Consulting (cuestionario diseñado directamente por Simco Consulting, fruto de años de experiencia en proyectos de auditoría, que recoge toda una serie de peticiones de información cualitativa y cuantitativa)
  • Ver el almacén, su equipamiento logístico, las herramientas informáticas de apoyo y los materiales manipulados y almacenados
  • Visualización de las actividades y los flujos del almacén también mediante el registro de tiempos directamente en el campo (subdivisión de las actividades en fases, registro cronométrico, procesamiento de datos y asociación de relaciones tiempo-actividad) y seguimiento por GPS de los operarios (gráfico de espaguetis e identificación de todo lo que "ralentiza el flujo")
  • A través del estudio de los datos e información recogidos en los puntos anteriores, combinado con la profesionalidad y experiencia de Simco Consulting en el sector logístico, se identifican los puntos fuertes y débiles del almacén, los puntos relativos de mejora, una escala de prioridades de intervención y las direcciones sobre las que debe actuar la empresa.

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Una vez completada la Auditoría, los resultados permiten a la empresa que ha emprendido este camino de:

  • Tener una visión clara de los procesos, los flujos, la productividad, los niveles de existencias, la organización, los equipos y, en general, de las necesidades operativas del almacén
  • Destacar los puntos fuertes y débiles actuales de los almacenes en cuestión y sugerir posibles áreas de intervención donde llevar a cabo la siguiente fase de planificación
  • Hipotetizar un plan de desarrollo orgánico del almacén que tenga como objetivo destacar los proyectos a corto plazo (sobre todo los organizativos), los proyectos a medio plazo (trazados, herramientas informáticas, subcontratación, etc.) y las posibles posibilidades a largo plazo (automatización, nuevos edificios, etc.).

En definitiva, podemos decir que, para todas aquellas empresas, incluso y sobre todo las de mediano y pequeño tamaño, que busquen respuestas sobre la adecuación de su almacén a través de un estudio rápido y económico, la Auditoría diseñada por Simco Consulting es sin duda una "potente" herramienta para responder a las necesidades empresariales actuales en materia de almacenamiento.

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