COMMENT ABORDER UN PROJET D’ENTREPOT MODERNE (DU PROJET DETAILLE AUX VERIFICATIONS - 3EME PARTIE)

Dans la première et dans la deuxième partie de l’article, nous avons analysé la méthode et les phases pour traiter correctement un projet de réorganisation d’entrepôt/magasin, nous poursuivons maintenant en examinant les actions nécessaires à sa réalisation.

LE PROJET DETAILLE ET LES APPELS D’OFFRES

Le projet détaillé doit être développé pour approfondir tous les aspects qui n’ont pas été (à juste titre) abordés dans le détail lors de l’Etude de Faisabilité vu qu’ils n’avaient pas d’intérêt sur le plan financier et fonctionnel pour les choix de fond. En principe, le projet détaillé déclenche toute une série de changements non substantiels par rapport à l’esprit du système déjà précisé dans l’Etude de Faisabilité, mais décisifs pour le fonctionnement optimal de ce système ; responsables et chefs d’entreprises savent bien que, concernant les avantages que l’on obtient en investissant, tant au niveau des coûts que du service, il n’est plus désormais possible de se contenter de bons résultats, mais il faut nécessairement chercher à obtenir d’excellents résultats.

Lors de l’élaboration d’une Etude de Faisabilité, on a par exemple décidé que le fonctionnement devait être épaulé par un logiciel de gestion d’entrepôt (WMS - Warehouse Management System) d’un bon niveau et on a pris en compte les améliorations d’efficacité qu’il pourra garantir et les coûts correspondants pour le matériel hardware et software, mais il n’a pas été toutefois nécessaire de définir précisément chaque procédure individuelle, de même l’afficheur du picking (prélèvement) article par article n’a pas été défini, mais on a déterminé les règles générales de répartition des produits, la configuration (positionnement des rayonnages, parcours des convoyeurs, capacité exacte des stocks-tampons (buffers), dimensionnement des surfaces complémentaires, issues de secours, etc.) devra être perfectionnée, etc.

Le Groupe de Travail préalablement constitué pour réaliser l’Etude de Faisabilité doit être redéfini en attribuant plus de poids aux profils professionnels disposant d’un savoir-faire technique plutôt qu’à ceux axés vers des choix stratégiques et financiers : la présence assidue des membres de la direction sera donc moins nécessaire, mais il faudra impliquer dans le développement du projet d’exécution le personnel d’exploitation comme par exemple le Chef Magasinier et éventuellement ses assistants, le responsable des systèmes informatiques et tous les personnels techniques impliqués dans la réalisation du projet.

Pour ces derniers, tout dépendra du type et de l’importance des travaux à effectuer sur le plan de la construction et au niveau des installations générales ; par conséquent, en fonction des cas, on pourra avoir dans le Groupe de Travail, le dessinateur-concepteur de la construction, l’architecte, les concepteurs des installations (électricité, éclairage, climatisation, sécurité, etc.), le directeur des travaux, le spécialiste sécurité/sûreté pour les relations nécessaires avec les services de secours et d’incendie et avec les autres institutions, etc. La Société de Conseil en Logistique va elle aussi introduire du personnel nettement plus technique avec des connaissances approfondies sur les techniques de manutention (handling), sur les systèmes informatiques avec une attention particulière aux systèmes d’identification automatique et de communication de données, sur la rédaction des contrats et sur la gestion de projets.

La première chose à faire en abordant un projet détaillé consiste à vérifier les données déjà utilisées, surtout celles impliquées dans les points à approfondir ; si cette phase devait commencer longtemps après l’achèvement de l’Etude de Faisabilité (par exemple, lorsqu’on a dû attendre longtemps pour obtenir le permis de construire), la vérification des données historiques et des projections doit être faite avec plus d’attention. On devra aussi repérer et analyser d’autres données concernant des aspects particuliers que l’étude de faisabilité n’a pas abordés ; par exemple, s’il est envisagé d’expédier les commandes avec un nombre précis de cartons standard qui sont élaborés automatiquement sur une fin de ligne d’emballage, on devra étudier avec un soin particulier le profil de ces commandes du point de vue des volumes impliqués afin de choisir précisément les dimensions des cartons standard.

Au vu des approfondissements qui sont effectués, on précisera les améliorations à apporter au projet, tant sur le plan de la configuration que sur le plan de l’organisation et des modes opératoires.

Dans de nombreux cas, pour mieux préciser ces améliorations, la simulation peut être d’une grande utilité.

La simulation dynamique est un outil très puissant qui permet de vérifier les moyens et les stratégies de fonctionnement lors de la réalisation de magasins automatisés et traditionnels ; on peut par exemple détecter les éventuels goulots d’étranglement, les causes de non-saturation des personnels et des moyens, les temps de traversée et, en conséquence, mieux dimensionner les ressources à utiliser et définir les procédures. La simulation consiste à réaliser sur ordinateur un modèle dynamique de ce que l’on veut étudier, par exemple le système de convoyage d’un magasin automatisé en le représentant avec une configuration précise et avec des règles de fonctionnement égales ou similaires à la réalité ; aussi bien à travers l’aperçu du modèle dynamique que par l’analyse des données fournies par le logiciel, on réussit à déceler s’il existe des points faibles qui n’étaient pas apparus au préalable.

Il serait souhaitable de toujours effectuer ce type de vérification, même pour des réalisations simples ou des parties d’un système ; l’expérience de l’entreprise Simco prouve qu’à chaque fois qu’une simulation dynamique a été effectuée, le coût nécessaire à sa réalisation a toujours été largement compensé.

Pour réaliser une simulation, il convient de disposer d’un programme adéquat (Simco utilise plusieurs logiciels spécialisés dans les simulations logistiques parmi les plus répandus et les plus puissants au monde) et d’un savoir-faire spécifique qui permet d’utiliser le logiciel, de réaliser le modèle de référence, d’interpréter les résultats, de mettre en œuvre les éventuelles corrections à la structure de l’installation ou aux stratégies de fonctionnement.

Nous avons pu montrer précédemment que quelques actions relatives au projet peuvent être effectuées par des entités tierces ou les impliquer (livraison d’unités logistiques selon certains critères, documents d’accompagnement avec identifiants codes-barres prédéfinis, étiquettes d’expédition aux configurations spécifiques, politiques d’approvisionnements spécifiques, etc.); dans cette phase du projet, on doit vérifier si toutes les situations envisagées peuvent être pratiquées conformément à ce qui est défini. De même, si on a envisagé de modifier quelques modalités du service aux clients, il faut faire les vérifications et approfondissements nécessaires.

Une fois l’élaboration du projet d’exécution terminé, on peut passer à la recherche des entreprises qui s’occuperont de fournir les technologies et les services afin de réaliser le projet ; à cet effet, il faut rédiger une Liste de Fournisseurs (il vaut mieux ne pas dépasser le nombre de participants, 5 maximum pour ne pas gaspiller inutilement du temps et de l’argent) identifiant les prestataires potentiels en rapport avec les caractéristiques spécifiques de ce qui doit être fourni (une installation ou une machine peuvent être plus ou moins complexes et cruciales dans le contexte général du fonctionnement de l’entrepôt) et avec les critères du choix des partenaires (il y en a qui privilégient les multinationales et d’autres qui préfèrent travailler avec des structures plus petites et plus flexibles, il y en a qui ont besoin d’une présence internationale et d’autres qui privilégient la proximité, etc.) et rédiger une série de documents (besoins de l’utilisateur, caractéristiques techniques, cahiers des charges, fiches produit) pour définir avec précision les exigences en termes de quantités nécessaires et de prestations.

La rédaction des spécificités fonctionnelles du logiciel de gestion d’entrepôt (WMS) est destinée à définir les modes de fonctionnement pour son acceptation et contrôle, pour son installation, pour les sorties des marchandises et leur réassortiment et vise à définir les stratégies de répartition de l’espace et l’organisation de l’adressage des marchandises, l’optimisation de l’afficheur du picking, les valeurs qui doivent être contenues dans les bases de données, les interactions que le WMS doit avoir avec le logiciel de gestion intégré de l’entreprise et tout ce qui sera jugé opportun. Il convient aussi de déterminer les services annexes qui seront demandés au logiciel de gestion d’entrepôt du point de vue des statistiques et des rapports et établir si l’outil doit effectuer la planification et le suivi du travail de l’entrepôt.

Le document que l’on rédigera devra être complété en précisant les interfaces opérateur et l’architecture informatique matérielle que l’on veut adopter.

Parallèlement, et par analogie avec ce qui est réalisé pour le logiciel de gestion d’entrepôt, il est absolument opportun de rédiger pour les éléments de manutention les plus importants du point de vue de leur complexité de fonctionnement et de leur coût les caractéristiques techniques et les cahiers des charges pour demander aux fournisseurs leurs offres et donc pour attribuer le marché de fournitures. Avec ce document, on définit aussi au préalable les modalités selon lesquelles s’effectueront les opérations de vérification et d’acceptation des fournitures. Cette méthode permet de toujours acheter à des prix très intéressants puisque les différents participants, s’ils ont été choisis de manière homogène sur la base de leurs qualifications, sont principalement jugés (bien que non exclusivement) sur leur proposition financière et sur certaines exigences techniques de performance et de fabrication vu que la proposition technique/fonctionnelle est parfaitement alignée sur les bases du projet d’exécution énoncé dans les cahiers des charges. Notre expérience, et surtout celle de nos clients, bien consolidée par 25 années d’appels d’offres, prouve l’extrême efficacité de cette manière de procéder.

REDACTION DES CAHIERS DES CHARGES

Les principaux contenus des cahiers des charges sont les suivants:

• fonctions, caractéristiques générales, performances de l’installation
• principes de fabrication et caractéristiques techniques des éléments de l’installation
• quantité et dimensions des éléments
• marques des éléments de base
• modalités de vérification et d’acceptation
• modalités et délais de fourniture/livraison
• responsabilités et pénalités

Les modalités de fourniture/livraison peuvent être diverses:

• On peut opter pour une solution "clés en main" avec supervision de la part du Groupe de Travail ou pour une fourniture réalisée par plusieurs entreprises, chacune étant spécialisée dans son propre domaine ; par exemple, dans le cas de la réalisation d’un magasin à haut niveau d’automatisation, on pourra vérifier s’il est opportun qu’une entreprise fournisse les transstockeurs et leur système de commande et d’autres les convoyeurs, les rayonnages, les chariots élévateurs, le système général de gestion du magasin, etc. Dans ce second cas, il est nécessaire de réaliser une action de coordination et de vérification nettement plus minutieuse par rapport à la formule “clés en main” ; si elle est bien gérée, cette seconde solution peut produire de très bons résultats au niveau du fonctionnement, sur le plan financier et sur les durées de réalisation.

Le moment du choix du ou des fournisseurs est l’un des plus délicats : nous estimons que pour cette étape difficile, il peut être utile de faire appel à l’expérience d’une Société Spécialisée en Conseil qui a eu l’occasion de traiter ces questions de manière méthodique ainsi que d’évaluer les divers fournisseurs en fonction de leurs résultats… et pas seulement. Au cours de ses 25 années d’activité, la société Simco a eu l’occasion de mener en compagnie de ses clients des centaines de négociations pour l’achat de systèmes et d’installations destinées à des entrepôts, y compris pour des entrepôts très complexes.

GESTION DE LA REALISATION DU PROJET

Le chef du projet logistique qui sera toujours connecté au Groupe de Travail doit superviser toutes les activités liées à l’exécution des travaux jusqu’à l’accomplissement des contrôles et devra faire appel à tout le personnel spécialisé nécessaire afin d’obtenir le meilleur résultat ; l’un des outils qu’il doit obligatoirement utiliser est le diagramme de Gantt, surtout dans le cas de projets très longs, complexes et riche en activités. Bien entendu, la gestion de l’avancement des travaux est davantage facilitée si l’on utilise des logiciels spécifiques qui permettent de créer des liens entre les actions, de gérer les parcours critiques, etc..

Parmi les actions les plus importantes de cette phase du projet, on peut citer celles-ci:

• contrôle des spécificités fonctionnelles du WMS ; cette action qu’on appelle aussi “micro-analyse” comparée à la “macro-analyse” relative aux besoins de l’utilisateur est menée avec le fournisseur du WMS et sert à préciser tous les aspects techniques ou tous les détails de fonctionnement (configuration de l’écran des terminaux, configuration des étiquettes des palettes, etc.) et sert à résoudre les éventuels points critiques;
• vérification des plans de fabrication des différents fournisseurs d’installations et d’équipements ; des contrôles croisés (avec accords réciproques des parties concernées) doivent être effectués pour vérifier l’absence d’interférences ; comme exemple type, on peut citer la vérification entre le positionnement des têtes sprinkler du dispositif anti-incendie, la géométrie des rayonnages et, dans le cas de magasins avec des transstockeurs, la trajectoire des fourches télescopiques et leur chargement;
• expediting des fournitures ; grâce à cette opération, on contrôle l’avancement et la conformité de la production chez les différents fournisseurs ; cette opération est importante afin de veiller au respect et à la synchronisation des délais de réalisation ;
  contrôles du fonctionnement et des performances selon ce qui est défini dans les cahiers des charges pour acceptation des fournitures ; on vérifie par exemple que le WMS exécute correctement les opérations prévues, qu’un dispositif de déplacement et/ou ses parties réalisent les cycles requis, que les tolérances des rayonnages définies dans le contrat (flèches, perpendicularité, etc.) sont respectées;
• assistance au démarrage ; cette phase est particulièrement sensible et doit être gérée avec soin. Il convient de réaliser un système de mesure de la productivité pour vérifier l’adéquation des résultats obtenus avec ceux attendus et permettant de mettre en place les éventuelles rectifications dans les modes opératoires;
• formation du personnel, surtout quand les solutions techniques adoptées sont assez pointues et remplies de contenus informatiques ; elle permet de motiver davantage les opérateurs et, par voie de conséquence, d’avoir du personnel préparé et ouvert au changement qui, comme on le sait, génère souvent des résistances. Il ne faut pas confondre la formation avec l’apprentissage spécifique du fonctionnement des appareils qui doit être octroyé par chaque fournisseur;
• collecte de la documentation technique et des plans "as built" (après réalisation des travaux) ; c’est une opération généralement négligée dont on devine l’importance quand il faut faire quelques modifications ou effectuer des interventions de maintenance.

De cette manière, non seulement on aura réalisé un entrepôt qui résout les problèmes de l’entreprise, mais on aura aussi réalisé une structure capable d’atteindre/maintenir d’excellentes conditions de fonctionnement selon la logique de l’"amélioration continue".

CONCLUSION

Nous avons eu l’occasion de montrer que le projet de réorganisation d’un entrepôt, quel que soit le segment où il se trouve dans la chaîne logistique, implique des problématiques liées aux stratégies globales de l’entreprise et comment il peut profondément les affecter et y être subordonné ; c’est pourquoi il doit être traité non seulement par des professionnels appropriés, mais aussi par une méthode qui permette d’obtenir les meilleurs résultats avec un minimum d’argent engagé et dans les plus brefs délais.