SAFAR - OTTIMIZZAZIONE DEI TRASPORTI ALLE FARMACIE

IL CLIENTE

SAFAR - Società Autonoma Farmacisti Abruzzesi Riuniti - è una Cooperativa leader nella distribuzione intermedia del farmaco, con un fatturato complessivo di circa 170 milioni di Euro. SAFAR nasce nel 1981 su iniziativa di quarantasette farmacie abruzzesi ed accompagna l'evoluzione del panorama legislativo sanitario e le dinamiche di mercato con adeguati investimenti in infrastrutture logistiche e gestionali, rafforzando i valori che la cooperativa da sempre trasmette: solidità, affidabilità ed efficienza.

La mission della SAFAR è quella di fornire alle farmacie socie e clienti tutti quei servizi utili ed indispensabili affinché queste ultime possano erogare un servizio eccellente a tutela della salute dei cittadini, in particolare:

• distribuzione di prodotti farmaceutici e parafarmaceutici, con consegna in farmacia due o più volte al giorno, comprese domeniche e festività;
• ritiro tempestivo dal mercato di prodotti non vendibili su disposizione delle autorità sanitarie;
• sviluppo di software gestionali ed assistenza tecnica ai sistemi informativi delle farmacie;
• aggiornamento delle banche dati farmaceutiche delle farmacie;
• ritiro di prodotti in prossimità di scadenza o di prodotti danneggiati e non più vendibili;
• supporto e consulenza alle farmacie di nuova apertura;
• supporto nelle operazioni di inventario delle farmacie;
• servizi di consulenza amministrativa e fiscale alle farmacie;
• riparazione di apparecchi elettromedicali e ricarica delle bombole di ossigeno;
• organizzazione di corsi di formazione ed aggiornamento professionale per i farmacisti.

GLI OBIETTIVI

Il settore della distribuzione intermedia del farmaco è oggi connotato, con dinamiche particolarmente vivaci, da una forte tensione competitiva e dalla necessità di coniugare elevati livelli di efficienza ed ottimi livelli di servizio.

Ogni attore di questo comparto deve infatti garantire un assortimento estremamente vasto (anche oltre 50.000 referenze), tempi di consegna estremamente ridotti (dal ricevimento dell’ordine alla consegna in farmacia non oltre le 3 ore), una proposta di servizi logistici e commerciali estremamente vasta, livelli di accuratezza delle consegne e di disponibilità dei prodotti di prim’ordine. A tutte queste problematiche vanno aggiunte quelle specifiche del settore che, vista la natura dei prodotti trattati (non solo  farmaci, ma anche alimenti, stupefacenti, veleni, prodotti veterinari, ecc.), deve ottemperare a precise normative per la gestione, lo stoccaggio e la consegna dei prodotti.

In questo contesto, SAFAR, già supportata da SIMCO in progetti di sviluppo in ambito logistico, ha inteso migliorare il livello di servizio offerto ai propri soci e clienti investendo nell’ottimizzazione dei trasporti ed avvalendosi della sua consulenza per conseguire questo obiettivo.

LA METODOLOGIA DI LAVORO

L’intervento è stato articolato nello studio:

• del piano distributivo ottimale;
• del piano dei costi più coerente alle effettive percorrenze chilometriche;
• degli aspetti normativi e dell’assetto contrattuale più opportuno.

I RISULTATI

LA DETERMINAZIONE DEL PIANO DISTRIBUTIVO OTTIMALE

Per la formulazione del piano distributivo ottimale SIMCO si è avvalsa di un software avanzato di routing, consentendo a SAFAR di completare il progetto senza la necessità di un investimento considerevole nell’acquisto del software. L’analisi è stata rivolta innanzitutto a fotografare l’attuale piano distributivo, facendo quindi riferimento a tutti i giri di consegna relativi alle farmacie servite in una giornata campione rappresentativa ed agli orari limite di allestimento per consentirne la puntuale spedizione.

Questa prima fase, che si è sostanziata nella raccolta ed elaborazione dei dati relativi a circa 500 farmacie (per ognuna delle quali sono stati considerati i vincoli di consegna), ha prodotto una rappresentazione cartografica digitale delle farmacie servite e dei singoli giri di consegna, nonché del piano di consegna, vale a dire la rappresentazione simultanea di tutti i giri oggetto del piano di consegna. Sono state quindi proposte diverse simulazioni sulla base dell’obiettivo di contenere la percorrenza chilometrica ed i tempi connessi all’esecuzione dei giri di consegna (fermo restando il mantenimento degli attuali livelli di servizio erogati alle farmacie).

Sono state inoltre esaminate anche soluzioni multilivello (navettaggio e ventilazione su piattaforma) localizzando altri nodi logistici intermedi per servire l’intero parco soci e clienti. A fronte dei chilometri sviluppati dagli attuali giri di consegna, il risultato dello studio ha permesso di ottenere una riduzione dei chilometri percorsi pari a circa il 15% .

LA FORMULAZIONE DI UN CONTO ECONOMICO ANALITICO PER LA DETERMINAZIONE DEI REALI COSTI DI TRASPORTO

La determinazione di un piano dei costi coerente alle effettive percorrenze chilometriche ha indotto alla proposta di una revisione del sistema tariffario, che ha richiesto la determinazione dei costi di trasporto sostenuti e la verifica della loro coerenza con il reale costo di esercizio determinato attraverso la costruzione di un conto economico analitico riferito alla tipologia di automezzi impiegata. Dalle evidenze emergenti, che attesterebbero il risparmio economico tra il 15 ed il 20%, si è pertanto suggerito di valutare l’opportunità di passare ad una remunerazione a tariffa chilometrica, pertanto applicando un criterio remunerativo coerente con gli effettivi costi legati all’attività di consegna.

L’INQUADRAMENTO DEGLI ASPETTI NORMATIVI E CONTRATTUALI
Si è ritenuto infine particolarmente utile fornire anche un quadro dettagliato degli aspetti normativi relativi alla distribuzione dei medicinali, al fine di garantire che lo studio fornisse alla Direzione aziendale la maggior quantità di informazioni effettivamente necessarie all’ottimizzazione dell’attività distributiva nel rispetto delle norme vigenti.
La contrattualizzazione del rapporto di fornitura del servizio di trasporto ha fatto quindi riferimento a modelli contrattuali aderenti alle più recenti disposizioni normative in materia.