Assistance aux achats d’équipements et de logiciels d’entrepôt

Simco Consulting peut accompagner votre entreprise dans l’exécution de la phase d’achat de logiciels et d’équipements d’entrepôt. Pour effectuer ces achats correctement, des compétences spécifiques sont généralement nécessaires, compétences que le service achats et/ou logistique ne possède pas forcément, tout simplement parce qu’il ne s’agit pas de biens soumis à une fréquence de réassort fixe, mais d’achats ponctuels ayant un impact significatif sur les opérations de l’entrepôt. Plus la fourniture est complexe — par exemple les logiciels de gestion opérationnelle d’entrepôt (WMS) ou les entrepôts automatisés — plus la gestion de l’appel d’offres et du choix final devient exigeante. Il est donc essentiel de disposer d’un partenaire technique apportant méthode et savoir-faire afin que l’entreprise puisse :

  • acheter exactement ce dont elle a besoin, ni plus ni moins
  • sélectionner des fournisseurs issus d’une shortlist adéquatement constituée
  • acheter avec le meilleur rapport qualité-prix

L’assistance à l’achat peut être fournie pour tout type de logiciel ou d’équipement d’entrepôt, notamment :

  • logiciels de gestion d’entrepôt (WMS)
  • logiciels de support : tableaux de bord (business intelligence), gestion des créneaux de chargement/déchargement (slot booking system), yard management system, optimisation des unités de charge et des tournées, optimisation des parcours
  • équipements de chargement et déchargement (quais, portes, dock houses externes, équipements de sécurité)
  • chariots de manutention manuels
  • véhicules automatisés (LGV/AGV, AMR, navettes)
  • systèmes de stockage (rayonnages métalliques pour petites pièces, colis, palettes ou objets volumineux)
  • entrepôts automatisés et systèmes de manutention associés
Principales zones d’intervention
  • Définition de la stratégie d’achat : choix entre un intégrateur unique ou l’implication directe de plusieurs fabricants et fournisseurs.
  • Définition de la vendor list : création de la long list, rédaction des documents RFI (Request for Information) et CFT (Call for Tender), collecte d’informations, tabulation des données et définition de la short list.
  • Collecte des documents et informations nécessaires : récupération de toutes les données qualitatives et quantitatives pour la rédaction des documents d’appel d’offres.
  • Rédaction des cahiers des charges techniques : documentation descriptive de l’objet de la fourniture (document RFQ).
  • Rédaction des annexes techniques : annexes destinées à normaliser les réponses des fournisseurs sur les aspects économiques, techniques et délais.
  • Conduite et gestion de projet de l’appel d’offres : envois, appels, réunions, rapports d’avancement, mise à jour des échéances, jalons et visites de sites installés.
  • Gestion des offres reçues : collecte, analyse, vérification et homogénéisation des propositions.
  • Tabulation des offres : analyse finale des propositions d’un point de vue technique, financier et temporel.
  • Assistance aux négociations : réunions avec les fournisseurs présélectionnés, clarification et alignement technico-économique.
  • Rédaction de l’annexe technique au contrat : documentation technique à joindre au contrat ou à la LOI.
Le Méthode
Sélection et qualification de la vendor list (phase RFI) La première phase consiste à définir les participants potentiels à l’appel d’offres. Le point de départ est la définition de la stratégie d’achat, c’est-à-dire le type et la dimension des fournisseurs à impliquer dans le processus, afin d’établir une long list. Ensuite, les documents RFI (Request for Information) et CFT (Call for Tender) sont préparés et transmis aux fournisseurs sélectionnés. Les informations recueillies permettent de définir une short list au moyen de comparatifs structurés et de grilles de notation dédiées. Rédaction des documents de tender (RFQ document) La deuxième phase vise la préparation des documents RFQ (Request for Quotation) et de leurs annexes. La documentation doit contenir toutes les informations qualitatives et quantitatives nécessaires pour décrire clairement l’objet de la fourniture : cahier des charges technique, plans éditables (.dwg), tableaux des exigences techniques et financières, diagrammes de Gantt, analyse des risques et Q&A document. Exécution de l’appel d’offres (phase RFQ) La troisième phase couvre l’exécution complète du tender, depuis l’émission de la demande de devis jusqu’à la signature du contrat. Les étapes sont les suivantes :
  1. envoi des demandes de devis
  2. réunions avec les fournisseurs
  3. gestion du Q&A document
  4. assistance aux fournisseurs
  5. réception des offres
  6. demandes de clarification
  7. tabulation des offres
  8. réunions d’avancement, démonstrations et visites de sites
  9. négociations
  10. choix final
  11. signature de la LOI ou du contrat

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