Asistencia en la compra de equipos y software de almacén

Simco Consulting puede apoyar a tu empresa en la ejecución de la fase de compra de software y equipos de almacén. Para realizar estas adquisiciones correctamente, normalmente se requieren competencias específicas que el departamento de compras y/o logística no siempre posee, ya que no se trata de bienes con una frecuencia fija de reposición, sino de compras puntuales que influyen de manera significativa en las operaciones del almacén. Cuanto mayor sea la complejidad del suministro —como los software de gestión operativa de almacén (WMS) o los almacenes automáticos— mayor será la dificultad en la gestión de la licitación y en la elección final. Por ello, es fundamental contar con un socio técnico que aporte método y know-how para que la empresa pueda:
  • comprar exactamente lo que necesita, ni más ni menos
  • elegir entre un panel de proveedores correctamente seleccionados
  • comprar con la mejor relación calidad-precio
La asistencia en las compras puede realizarse para cualquier software o equipo de almacén, incluyendo (entre otros):
  • software de gestión de almacén (WMS)
  • software de apoyo: cuadros de mando (business intelligence), gestión de franjas de carga/descarga (slot booking system), yard management system, optimización de unidades de carga y rutas, optimización de recorridos
  • equipos de carga y descarga (muelles, puertas, dock houses externas, equipos de seguridad)
  • carretillas manuales para la manipulación interna
  • vehículos automáticos (LGV/AGV, AMR, shuttle)
  • equipos de almacenamiento (estanterías metálicas para piezas pequeñas, bultos, pallets y objetos de gran tamaño)
  • almacenes automáticos y sistemas asociados de material handling
Principales áreas de intervención
  • Definición de la estrategia de compra: elección entre un integrador de sistemas único o la implicación directa de varios fabricantes y proveedores.
  • Definición de la vendor list: creación de la long list, redacción de documentos RFI (Request for Information) y CFT (Call for Tender), recogida de información, tabulación de datos y definición de la short list.
  • Recopilación de documentación e información para la licitación: obtención de los datos cualitativos y cuantitativos necesarios para elaborar los documentos de la licitación.
  • Redacción del pliego técnico: documentación descriptiva del objeto de suministro (documento RFQ).
  • Redacción de los anexos técnicos: anexos diseñados para estandarizar las respuestas de los proveedores en términos técnicos, económicos y de plazos.
  • Dirección y project management de la licitación: gestión de envíos, llamadas, reuniones, informes de progreso, actualización de cronogramas, hitos y visitas a instalaciones ya implementadas.
  • Gestión de las ofertas recibidas: recopilación, análisis, verificación y homogeneización de las propuestas.
  • Tabulación de ofertas: análisis final de las propuestas desde el punto de vista técnico, económico y de plazos de ejecución.
  • Asistencia en las negociaciones: reuniones con los proveedores preseleccionados para presentación, aclaración y alineamiento técnico-económico final.
  • Redacción del anexo técnico al contrato: documentación técnica con las especificaciones de suministro para adjuntar al contrato o a la LOI.
El método

Selección y cualificación de la vendor list (fase RFI) La primera fase consiste en identificar a los posibles participantes. Se parte de la definición de la estrategia de compra, es decir, el tipo y tamaño de proveedores a involucrar para crear la long list.

A continuación, se elaboran y envían los documentos RFI (Request for Information) y CFT (Call for Tender). A partir de la información recibida, se construye la short list mediante comparativas estructuradas y matrices de puntuación. Redacción de los documentos de licitación (documento RFQ) La segunda fase implica la preparación del RFQ (Request for Quotation) y sus anexos.

La documentación debe incluir toda la información técnica y económica necesaria para describir claramente el objeto de la compra: pliego técnico, planos editables (.dwg), tablas de requisitos, diagramas de Gantt, análisis de riesgos y documento de Q&A. Ejecución de la licitación (fase RFQ) La tercera fase cubre todo el proceso, desde el envío de la solicitud de oferta hasta la firma del contrato. Las etapas son:

  1. envío de solicitudes de oferta
  2. reuniones con proveedores
  3. gestión del documento de Q&A
  4. asistencia a proveedores
  5. recepción de ofertas
  6. solicitud de aclaraciones
  7. tabulación de ofertas
  8. reuniones de avance, demostraciones y visitas a instalaciones
  9. negociaciones
  10. selección final
  11. firma de la LOI o del contrato

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