LA CERTIFICAZIONE SECONDO LA NORMA UNI EN ISO 9001: 2000 (VISION 2000) DI UN CENTRO DI DISTRIBUZIONE FARMACEUTICA

Area di interesse: Sistemi Qualità

CLIENTE

Fondata nel 1974 come risposta dei farmacisti alle politiche commerciali adottate dalle aziende distributrici, la COTAFARTI è oggi una cooperativa di 99 soci, che opera nella commercializzazione e distribuzione di prodotti farmaceutici e parafarmaceutici su Taranto e provincia.

DESCRIZIONE DEI PROCESSI

COTAFARTI è una cooperativa che soddisfa non solo il bisogno primario di fornitura di prodotti alle condizioni economiche più vantaggiose, ma:

• cerca di soddisfare i molteplici bisogni del farmacista titolare di farmacia nell’ambito di un orizzonte temporale di riferimento di medio - lungo periodo.
• stimola e propone la formazione e l’aggiornamento professionale per i Soci su tematiche inerenti il duplice volto del farmacista titolare: il farmacista come esperto del farmaco e il farmacista come gestore di un’attività imprenditoriale.

La variabile aziendale su cui il Consiglio di Amministrazione della COTAFARTI ha deciso di puntare negli anni 2000/2003 è stata quella della tecnologia e dell’informatizzazione dei processi, sfociata prima nell’adozione di un sistema di trasmissione dati in radiofrequenza e poi nel recente (progetto commissionato a SIMCO) potenziamento e ammodernamento del Centro di Distribuzione di Taranto. Tale progetto ha visto la realizzazione di un soppalco, la progettazione ed installazione di un impianto di allestimento automatico, il potenziamento di tutti gli impianti preesistenti nel deposito, al fine di rendere più efficace il processo di allestimento e distribuzione e di aumentare la soddisfazione del Socio/Cliente (farmacista).

OBIETTIVI

Implementare un Sistema di Gestione per la Qualità ha significato per COTAFARTI:

• Aumentare la qualità dei propri servizi e quindi la soddisfazione dei propri Clienti (associati e non).
• Garantire il successo e la crescita dell’azienda nel lungo termine, attraverso un processo di Miglioramento Continuo validamente supportato dalla normativa UNI EN ISO 9001:2000. 

Mantenere un Sistema di Gestione per la Qualità nei servizi per COTAFARTI significa:

• Assicurare che il governo Aziendale si mantenga entro ambiti definiti
• Salvaguardare la partecipazione degli Associati, rendendola più efficace
• Semplificare i processi gestionali operativi
• Garantire il rispetto della normativa cogente
• Favorire la responsabilizzazione e la crescita delle Risorse Umane interne

METODOLOGIA

I punti attraverso i quali si è sviluppato il progetto di realizzazione di un Sistema di Gestione per la Qualità sono stati i seguenti:

• Individuazione del Responsabile Gestione Qualità (interfaccia con la Direzione) e definizione di una griglia di responsabilità, con l’individuazione delle funzioni COTAFARTI cui fare riferimento prioritariamente per lo sviluppo del Sistema di Gestione per la Qualità
• Definizione di un programma di massima in termini di azioni, di tempi di realizzazione e di risultati da perseguire
• Acquisizione informazioni presso l'Azienda (individuazione aspetti più critici del Sistema suscettibili di miglioramento, verifica dell'esistenza delle attività previste dalla normativa di riferimento e delle relative modalità applicative)
• Stesura del Manuale della Qualità, delle Procedure e della Modulistica da utilizzare per le relative registrazioni (con il supporto delle funzioni aziendali interessate)
• Supporto nell’attività di applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità (stesura della Politica della Qualità, attività di Riesame della Direzione, conduzione Visite Ispettive Interne, pianificazione dell’addestramento, qualifica dei fornitori, registrazione Non Conformità, gestione Reclami Clienti, ecc)
• Attività di formazione continua.

RACCOMANDAZIONI

Nell’attività di implementazione del sistema, si è cercato di:

• Coinvolgere la Direzione Generale e tenerla costantemente aggiornata sugli sviluppi del progetto
• Formare il Responsabile Qualità in modo da renderlo perfettamente autonomo nella gestione del Sistema
• Coinvolgere e motivare tutti i responsabili di funzione con l’obiettivo di far comprendere a tutti l’importanza della certificazione, da vedersi non come traguardo bensì come punto d’inizio per lavorare meglio, migliorando sia la soddisfazione interna che quella del cliente/socio (farmacista) e delle altre parti interessate.

RISULTATI

I risultati ottenuti sono stati i seguenti:

• Ottenimento della certificazione di qualità, ai sensi della norma UNI EN ISO 9001: 2000
• Migliore definizione dei processi interni e introduzione di documenti di registrazione delle attività svolte
• Introduzione dello strumento di gestione dei reclami (scritto), dell’analisi delle Non Conformità e dell’utilizzo dell’Azione Correttiva/Preventiva quale strumento di miglioramento del processi Aziendali
• Individuazione di obiettivi legati ai processi principali e di indicatori di performance per valutare l’efficacia degli stessi
• Introduzione dello strumento di Riesame del Sistema da parte della Direzione Aziendale come momento di controllo e verifica dello stato del Sistema e quindi dell’Azienda.

 

Se vuole maggiore informazioni relativamente a questo caso aziendale e all’eventuale applicazione nella Sua azienda, non esiti a contattarci.

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