ASSISTENZA AGLI ACQUISTI ATTREZZATURE E SOFTWARE DI MAGAZZINO


Simco Consulting può supportare la tua azienda nella esecuzione della fase di acquisto di software e attrezzature di magazzino. Per poter acquistare le suddette in maniera corretta solitamente sono richieste competenze specifiche che la funzione acquisti e/o logistica non possiedono, per il semplice fatto che non si tratta di beni con una cadenza fissa di riordino ma acquisti a spot che influenzano in maniera significativa le operation di magazzino.

Maggiore poi è la complessità delle forniture, come ad esempio i software per la gestione operativa di magazzino (WMS) o i magazzini automatici, maggiore sarà la complessità sulla gestione della gara e la successiva scelta. È fondamentale quindi avere un partner tecnico che porti metodo e know how affinché l’azienda:

  • acquisti veramente quello di cui ha bisogno, non di più e non di meno
  • scelga tra un panel di fornitori ben selezionato
  • acquisti con il miglior trade-off qualità-prezzo

L’assistenza agli acquisti può essere realizzata su qualsiasi software e attrezzatura di magazzino come, solo a titolo di esempio:

  • software per la gestione operativa di magazzino (WMS)
  • software a supporto del magazzino come: cruscotti di magazzino (business intelligence), gestione degli slot di carico/scarico (slot booking system), gestione dei piazzali (yard management system), ottimizzazione delle UdC e dei carichi, ottimizzazione delle percorrenze
  • attrezzature per lo scarico e carico delle merci (banchine, portoni, dock house esterne, attrezzature per la sicurezza)
  • carrelli per la movimentazione interna manuali
  • carrelli completamente automatici (LGV/AGV, AMR, shuttle)
  • attrezzature di stoccaggio (scaffalature metalliche per minuterie, per colli, per pallet e per oggetti di grandi dimensioni)
  • magazzini automatici e relativi sistemi di material handling

PRINCIPALI AREE DI INTERVENTO

  • Definizione della strategia di acquisto: scelta tra system integrator per una fornitura unica o coinvolgimento diretto dei vari produttori e fornitori.
  • Definizione della vendor list: costruzione della long list, redazione dei documenti di RFI (request for information) e CFT (call for tender), raccolta delle informazioni, tabulazione dei dati e scrematura fino alla definizione della short list.
  • Raccolta documenti e informazioni utili alla gara: recupero di tutte le informazioni qualitative e quantitative necessarie alla redazione dei documenti di tender.
  • Redazione dei capitolati tecnici di appalto: documentazione descrittiva dell’oggetto della fornitura (RFQ document).
  • Redazione degli allegati ai capitolati tecnici: allegati tecnici utili a standardizzare le risposte dei fornitori dal punto di vista economico, tecnico e delle tempistiche realizzative.
  • Conduzione e project management della gara: gestione di invii, telefonate, incontri, SAL (stato avanzamento lavori), aggiornamento delle tempistiche, raggiungimento delle milestone e pianificazione di visite ad impianti già realizzati.
  • Gestione delle offerte ricevute: raccolta, lettura, analisi, verifica e omogeneizzazione, ove necessario, di tutte le offerte pervenute.
  • Tabulazione delle offerte ricevute: tabulazione e commento finale delle offerte dal punto di vista tecnico, economico e delle tempistiche di realizzazione.
  • Assistenza alle trattative: incontri con i fornitori ritenuti più interessanti per la presentazione, la spiegazione delle offerte e l’allineamento tecnico-economico finale.
  • Redazione dell’allegato tecnico all’ordine: documentazione tecnica con le specifiche di fornitura da allegare al contratto o alla LOI.
IL METODO

Selezione e qualifica della vendor list (RFI phase)

La prima fase consiste nel definire la lista dei potenziali partecipanti al tender. Il primo passo è la definizione della strategia di acquisto, ovvero la dimensione e la tipologia di fornitori da coinvolgere nella gara, al fine di identificare una long list. Successivamente vengono predisposti i documenti di request for information (RFI) e di call for tender (CFT), che vengono distribuiti ai fornitori selezionati. Sulla base delle informazioni raccolte viene quindi definita la short list dei partecipanti, tramite confronti strutturati supportati da apposite score grid comparative.

Redazione dei documenti di tender (RFQ document)

La seconda fase riguarda la redazione dei documenti di gara, ovvero i request for quotation document (RFQ document) e i relativi allegati. La documentazione deve contenere tutte le informazioni quantitative e qualitative necessarie per descrivere in modo chiaro e completo l’oggetto dell’acquisto. Oltre al capitolato tecnico, rivestono un ruolo fondamentale gli allegati, come layout esplicativi in formato editabile (ad esempio .dwg), tabelle con richieste tecniche ed economiche, diagrammi di Gantt per le tempistiche, analisi dei rischi e Q&A document.

Esecuzione della gara (RFQ phase)

La terza fase è la conduzione del tender, che parte dall’emissione della richiesta di offerta fino alla stipula del contratto con il fornitore prescelto. Il processo si articola nelle seguenti sottofasi:

  1. invio delle richieste di offerta
  2. incontri con i fornitori
  3. gestione del Q&A document
  4. assistenza ai fornitori
  5. ricezione delle offerte
  6. richiesta di delucidazioni
  7. tabulazione delle offerte
  8. incontri di SAL, demo e visite a impianti
  9. trattative
  10. scelta finale
  11. stipula della LOI o del contratto

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