LA COLLABORAZIONE CON I FORNITORI: LA VENDOR PERFORMANCE

Continuando il tema della Collaborazione dei Fornitori (Vendor Collaboration) uno degli strumenti che sicuramente suggeriamo di implementare riguarda l’analisi delle performance, grazie ad un set di indicatori di qualità che misurano il livello di servizio erogato dai fornitori ai propri clienti.

Questi indicatori sono di due tipi:

  1. Analisi degli errori, dei danneggiamenti della merce o, in generale, delle NON conformità accadute durante il processo di spedizione e poi ricevimento merce
  2. Analisi del rispetto del tempo di consegna e delle quantità ordinate

1. Analisi delle NON conformità

Se abbiamo già implementato un software di gestione del processo di prenotazione delle consegne (planning e booking) e se questo permette di tracciare ogni anomalia già durante la fase di scarico, allora potremmo ottenere queste informazioni direttamente dal software, grazie all’estrazione dei dati strutturati e, magari, anche dei rilievi fotografici che ne testimoniano l’accaduto; altrimenti dovremmo pensare di raccogliere e tracciare ogni anomalia tramite moduli cartacei (da evitare..) report Excel creati ad hoc, oppure videate di inserimento dati sul software di magazzino (WMS) o sul gestionale aziendale (ERP); su questi moduli dovremo memorizzare la data dell’evento, il numero del documento di trasporto del fornitore, il codice articolo coinvolto e le quantità, nonché un codice causale di facile interpretazione e la possibilità di scrivere su un campo “aperto” e dettagliare l’accaduto.

Le causali più utilizzate sono:

  • Consegna non prenotata
  • Mezzo non idoneo, non autorizzato, sporco o danneggiato
  • Documento di trasporto assente o non conforme
  • Bancale/UdC dalle dimensioni o forma non conformi
  • Bancale/UdC sporco o danneggiato
  • Etichette bancale/UdC assenti o non conformi
  • Articolo errato (articolo non presente in bolla oppure non presente nell’ordine fornitore)
  • Articolo non riconoscibile, etichetta assente o non leggibile
  • Articolo sporco, danneggiato, con imballo rotto
  • Problemi generici con autista (comportamento, DPI assenti o non utilizzati, mancato rispetto delle norme sulla sicurezza o del codice della strada, etc)

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Figura 1 Videate di prenotazione consegne secondo YMS C3 solutions, la raccolta delle anomalie

 

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Figura 2  la raccolta delle anomalie secondo YMS C3 solutions - dettaglio

 

L’analisi periodica di queste anomalie ci permette di dare un riscontro preciso e tempestivo al fornitore (o al suo trasportatore), in modo da evitare il ripetersi del problema e migliorare la qualità della ricezione merce.

2. Analisi del rispetto del tempo di consegna e delle quantità ordinate

Questi indicatori invece si basano sull’analisi dei dati relativi alle consegne effettuate dai fornitori nel periodo considerato. I dati sono in genere ottenuti dal gestionale aziendale, raccogliendo e confrontando tra di loro i dati degli ordini emessi (PO, Purchase orders), le righe ordini ricevute per ogni documento di trasporto (ddt) e il riscontro fisico effettuato dagli operatori del ricevimento merce.

Ecco, quindi, che possiamo misurare il rispetto dei tempi di consegna pattuiti in fase di conferma d’ordine, calcolando il KPI On Time Delivery (OTD), come rapporto tra gli ordini fornitori consegnati in tempo e il totale ordini fornitori emessi:

N° di PO* consegnati in tempo

OTD, On Time Delivery = ---------------------------------------

N° di PO emessi

Si tenga conto che questo indicatore misura solo il rispetto del tempo di consegna, e non le quantità realmente ricevute; L’OTD può essere calcolato con uno o più giorni di “franchigia”, in modo da permettere una minima tolleranza sulla data di consegna.

Il rispetto della consegna delle quantità confermate in fase d’ordine è invece calcolato con l’indicatore Line Fill Rate (LFR):

N° di righe PO ricevute

Line Fill Rate = --------------------------------

N° di righe PO emesse

 

In alternativa al Line Fill Rate, si possono contare le quantità realmente ricevute () oppure il valore della merce ricevuta ().

L’indicatore complessivo che permette di fornire una buona indicazione della qualità dei fornitori è la combinazione dei due indicatori precedenti, ed è chiamata OTIF (On Time In Full):

OTIF, On Time In Full = OTD * Line Fill Rate

Inoltre, si misura il vero Lead Time (Actual Lead Time) da confrontare con il Lead Time definito con il fornitore e normalmente inserito in contratto.

Vediamo alcuni esempi di reportistica:

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Figura 3 Vendor Performance – overview annuale di tutti i fornitori

Nella tabella precedente abbiamo i dati di riepilogo per l’anno solare 2020, con il numero degli ordini emessi, le medie del numero di righe, quantità e valore medio per ordine; sono calcolati i valori di Line, Unit e Value Fill rate mensile e riportato il Lead Time medio mensile.

Nel grafico sottostante abbiamo la rappresentazione grafica del Lead Time medio nonché dei tre parametri di Fill Rate.

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Figura 4 Vendor Performance – focus sul fornitore 30063

Nella tabella precedente abbiamo invece i dati di riepilogo per il fornitore codice 30063 sempre per l’anno solare 2020; in questo caso calcoliamo anche l’On Time con una franchigia di 1 giorno (90,64%) oppure di 3 giorni (93,82%); il fornitore ha mantenuto alti standard di qualità anche nel rispetto delle linee e quantità ordinate, con valori di Fill Rate sempre superiori a 95%; di conseguenza l’OTIF +/- 1 giorno è molto alto: 86,30% come pure l’OTIF +/- 3 giorni: 89,34%.

Come si vede meglio dal grafico, questo è un ottimo fornitore, che è riuscito a mantenere elevata la qualità di consegna durante tutto l’anno. Anche il Lead Time è abbastanza costante e compreso tra 7 e 9 giorni.

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Figura 5 Vendor Performance – focus sul fornitore 30083

Il fornitore 30083 invece, non ha dimostrato una grande affidabilità in consegna, in quanto la percentuale di fill rate è stata sempre molto bassa, sotto il 30%. Come pure l’On Time con una franchigia di 1 giorno (14,60%) oppure di 3 giorni (22,75%) e di conseguenza l’OTIF +/- 1 giorno è molto basso: 3% o l’OTIF +/- 3 giorni: 4,8%. Anche il Lead Time è stato variabile: durante i mesi di luglio, agosto, settembre e dicembre il tempo medio di fornitura è quasi raddoppiato, passando da 20 a 40 giorni, addirittura 50 in settembre.

Questo è un fornitore su cui dobbiamo lavorare, cercando di sollecitarlo a migliorare la sua qualità di consegna.

Possiamo elaborare anche una classifica dei migliori fornitori, semplicemente ordinandoli su uno dei parametri che pensiamo possa rappresentare al meglio la loro qualità: qui sotto la tabella è ordinata per OTIF +/- 1 giorno:

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Figura 6 Vendor Performance – ranking dei fornitori per l’anno 2020

La conoscenza del livello di Servizio ricevuto dai propri fornitori è molto importante non solo per capire come questi si stanno comportando dal punto di vista logistico, ma anche per identificare eventuali criticità e per poter intervenire in tempi rapidi, sia direttamente sull’eventuale fornitore critico, ma anche valutando eventuali fonti alternative.

Disporre di questi dati permette anche di gestire meglio i parametri di riordino, come, per esempio, la Scorta di Sicurezza, che deve essere tanto maggiore tanto più alta è la variabilità della domanda, ma anche la variabilità del tempo di consegna.

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