La collaborazione con i fornitori: un caso aziendale

In un precedente articolo abbiamo visto molte delle attività che è possibile migliorare grazie alla collaborazione con i fornitori; fra queste abbiamo citato la “Definizione dei prodotti e il completamento dell’“anagrafica” articoli”.

Tra tutti i dati dei nostri prodotti, molto spesso mancano i dati relativi alle dimensioni fisiche degli articoli (peso, dimensioni, volume) o dei suoi confezionamenti (inner box, master carton, pallet), nonché le modalità con cui riconoscerlo (etichette barcode EAN, UPC, etc).

Figura 1 -  definizione delle informazioni logistiche e dell’Unità di Carico

Queste informazioni sono importanti per diversi motivi:

• Durante lo studio di fattibilità e/o il progetto esecutivo, al fine di dimensionare correttamente le strutture logistiche del nuovo magazzino:
  • per definire correttamente le UdC, i supporti di movimentazione interna, i carrelli o i mezzi di movimentazione
  • per calcolare le giacenze (in volume e peso) medie e di picco per ogni codice, o per ogni famiglia merceologica, in modo da dimensionare al meglio le aree, la tipologia di scaffali da impiegare e il loro numero e sviluppo, oppure le casse/vassoi in caso di impianto automatico
  • per calcolare i flussi in ingresso/uscita (sempre in volume e peso) medi e di picco, al fine di stimare il carico di lavoro per attività, settore o mansione, e quindi il numero di persone e mezzi necessari al buon funzionamento del magazzino durante i periodi di attività normale e di picco
  • per impostare il modello di simulazione dinamica della nuova struttura, in modo da prevedere eventuali colli di bottiglia o blocchi dell’impianto
  • per definire correttamente le UdS (Unità di Spedizione), la loro tipologia (scatole, buste, sacchi, etc), le loro dimensioni
• Durante l’allestimento del nuovo magazzino:
  • per posizionare correttamente gli articoli nelle varie zone di magazzino, ma ancora di più nelle giuste allocazioni, seguendo l’ABC delle rotazioni e il volume necessario per ogni codice (vedi attività di “slotting”), in modo da ridurre i percorsi di prelievo ed ottimizzare l’attività di picking
  • ma anche per posizionare correttamente gli articoli, seguendo le regole di ergonomicità legate al peso e alle dimensioni degli articoli stessi, in modo che la loro gestione non comporti problemi al personale addetto alle attività di “handling”: “putaway” (messa a stock), picking e rimpiazzo
• Durante l’attività di tutti i giorni:
  • per sfruttare al massimo le potenzialità del WMS (Warehouse Managment System): in modo che sia possibile il calcolo preventivo (pre-cubing) del numero e tipo di UdS da impiegare nella spedizione, al fine di determinare la migliore modalità di prelievo: per ordine, massivo per articolo, per batch di ordini, etc
  • per verificare che il posizionamento degli articoli sia sempre ottimale, ed eventualmente spostare i codici non più ben allocati (attività di “re-slotting”)

Quando le informazioni non ci sono, abbiamo diversi medi per cercare di recuperarle:

• Il metodo più lungo e costoso prevede la misurazione e la pesatura di ogni prodotto: in genere questa attività si svolge prima dell’avvio del nuovo magazzino, magari con il WMS già installato e configurato, quando si è consci e consapevoli di tutte le informazioni necessarie alla giusta configurazione del WMS stesso; durante questa attività, infatti, non ci si limita alla sola misurazione dell’articolo e di tutte le sue “unità logistiche” (inner, master carton, layer, pallet) ma anche al salvataggio di tutti i barcode associati (si veda l’esempio del settore farmaceutico nell’immagine sotto); inoltre si raccolgono i parametri utili per la gestione dell’articolo:
  • Classe “merceologica”: alimenti, prodotti ADR, prodotti infiammabili, nocivi o esplosivi, batterie a litio, prodotti preziosi, prodotti “appetibili” (al taccheggio) etc
  • Compatibilità di famiglie merceologiche (alimenti mai con prodotti ADR, prodotti acidi mai con i basici, etc)
  • Gestione LIFO/FIFO/FEFO
  • Posizionamento e/o riconfezionamento: prodotto da gestire in verticale (es liquidi), prodotti che necessitano di un sovra imballo (es fragili)
  • Possibilità di compattazione ed eventuale coefficiente di riempimento (es cestini gettacarte, compattabili tra 1 e N pezzi)
  • Vincoli sull’impiego di alcuni vettori o UdS (prodotti pericolosi da spedire solo con corrieri ADR e solo con cartoni certificati, etc)

Figura 2 - esempio di gestione della gerarchia dei codici a barre nel settore farmaceutico

• Per agevolare questa attività si possono utilizzare opportuni dispositivi di rilevazione peso e dimensione automatici, che possono essere interfacciati con il WMS in modo da trasferirvi in automatico le rilevazioni effettuate

 Figura 3 - dispositivi di rilevazione automatico di peso e dimensioni

• Durante la fase di progettazione del magazzino il rilievo globale è spesso impraticabile, e se lo è, i tempi per effettuarlo sono troppo lunghi; d’altronde in questa fase ci si può accontentare di una stima dei dati, magari anche a livello aggregato; vediamo alcune possibilità:
  • Campionatura ed estrapolazione dei dati: in molti casi si può utilizzare un parametro noto e presente su tutti i codici (come il peso o il costo di acquisto) per dedurre il volume di ogni prodotto appartenente ad un “cluster” merceologico; il cluster rappresenta un gruppo di articoli simili per caratteristiche fisiche, realizzato con lo stesso materiale e con dimensioni molto simili; il metodo suggerito prevede diversi passaggi:
    • effettuare l’analisi ABC sulle quantità di articoli movimentati (o meglio sul numero dei singoli movimenti), ordinando gli articoli per valore decrescente e cluster di appartenenza
    • misurare alcune decine circa di articoli A++ (ma il numero corretto dipende dall’ampiezza della gamma di articoli) di ogni cluster merceologico
    • determinare il volume di ogni articolo campionato, e quindi calcolare la densità media per cluster (espressa in dm3/kg, per esempio) o il valore medio per volume (espresso in €/dm3)
    • noti questi valori per ogni cluster si può quindi dedurre il volume unitario moltiplicando il parametro calcolato con il peso o il costo unitario di ogni articolo;
    • i dati si scosteranno dalla realtà di un valore accettabile, per la fase di analisi in corso
  • Rilievo fisico del magazzino (se esistente): quando i dati sono molto scarsi ed inesatti, o quando questi non sono disponibili a livello informatico, è possibile stimare il volume complessivo della merce in stock effettuando un rilievo fisco del magazzino; durante questo rilievo si misurano le dimensione delle strutture utilizzate (nel caso di scaffali, larghezza, altezza e profondità di ogni vano), si misurano le dimensione delle UdC presenti e si stima la percentuale di riempimento di ogni vano/ubicazione; aggregando i dati si otterrà il volume lordo complessivo (somma del volume disponibile di ogni vano), il volume di merce presente al momento del rilievo (grazie alla stima di riempimento), e quindi la percentuale di occupazione dei vani (vani occupati/vani disponibili) e la percentuale di saturazione degli stessi e delle UdC (volume netto/volume lordo); interessante confrontare questi dati, che possono fornirci utili indicazioni sull’utilizzo delle strutture e delle UdC: ad esempio, un magazzino molto occupato ma poco saturo può essere sintomo di un’errata scelta delle tipologie e dimensione delle UdC, e quindi, in fase di progettazione, conviene pensare ad un loro ridimensionamento

Figura 4 - esempio di rilievo fisico per un magazzino settore automotive

Ma se non siamo noi stessi i produttori dei beni che vendiamo, c’è un altro metodo che possiamo pensare di utilizzare, ed è, forse, il metodo più semplice e veloce: chiedere queste informazioni a chi produce o commercializza i beni che gestiamo nel nostro magazzino!

Detto a parole in effetti sembra la cosa più logica…purtroppo, nella realtà, non è sempre così banale! Molto spesso, infatti, il numero di fornitori è elevato, e quindi una raccolta sistematica richiede molto tempo e pazienza; inoltre, molti dei fornitori potrebbero a loro volta non disporre dei dati pondo-volumetrici, oppure non essere disposti a condividerli…insomma, nella realtà dei fatti abbiamo visto attuare questa soluzione ben poche volte!

Riportiamo esempio di un caso reale che abbiamo gestito qualche anno fa; si tratta di uno Studio di Fattibilità per un’azienda che vende online prodotti “streetwear” di abbigliamento e scarpe.

L’azienda ha in anagrafica circa 41.000 articoli, ma solo 5.500 circa presentano stock alla data dell’analisi; questi articoli (detti anche “referenze”) generanno circa 28.000 SKU (Stock Keeping Unit), ovvero le loro diverse varianti taglia-colore; 3.000 referenze circa sono continuative (“carryover”), le altre cambiano ogni stagione e ad ogni lancio di nuovi articoli. L’informazione del peso e del barcode EAN è presente praticamente su tutti gli SKU. Le famiglie merceologiche gestite sono riportate nella tabella seguente:

Figura 5 - articoli di vendita cliente B2C streetwear

Per portare a termine lo studio avevamo bisogno del volume degli articoli, dato all’epoca non gestito; il rilievo sistematico non è risultato praticabile e il rilievo volumetrico reso complicato dalla tipologia di stoccaggio in essere; con il cliente abbiamo quindi valutato la possibilità di chiedere queste informazioni ai loro vari fornitori; dopo qualche rifiuto (il loro fatturato non era ancora così elevato e il loro peso commerciale presso i fornitori più importanti si è dimostrato non abbastanza rilevante…) abbiamo trovato un fornitore di grande dimensioni, ben strutturato, disponibile e soprattutto (caso molto fortuito) con una buona sovrapposizione e presenza dei codici su tutte le famiglie merceologiche gestite dal cliente!

Abbiamo quindi ottenuto un file molto ben organizzato e completo, contenente i dati di circa 630.000 SKU

Figura 6 - Tabelle pesi e dimensioni articoli fornitore

Utilizzando il codice EAN di ogni SKU, siamo riusciti ad “agganciare” circa 14.000 SKU venduti dal nostro cliente.

Analizzando questi codici abbiamo ricavato peso, dimensioni e volume medi di ogni categoria merceologica e quindi abbiamo determinato il relativo peso specifico (g/dm3) e il suo inverso, la densità, espressa in dm3/kg; questi i dati per categoria merceologica:

Figura 7 - tabella dei valori medi di peso e volume per categoria merceologica

Il confronto con il peso medio reale (dato noto) delle varie categorie ci ha confermato che il campione di 14.000 SKU è ben rappresentativo della realtà complessiva degli articoli gestiti dal cliente:

Figura 8 - confronto peso medio e varianza per categoria

Figura 9 - confronto peso medio per categoria

Il leggero scostamento su alcune categorie è stato considerato accettabile, allo stato del progetto, per procedere alla stima dei volumi di tutti gli SKU non procurati dal fornitore: disponendo della densità media è stato molto semplice calcolare il volume stimato come prodotto della densità media per categoria (dm3/kg) per il peso del singolo articolo (kg), dato noto e ben gestito.

Questo il risultato finale, con la stima del volume medio gestito in stock durante i mesi dell’anno 2019:

Figura 10 - evoluzione volume dello stock (stimato)

Il progetto è stato quindi portato a termine, con una buona precisione nell’analisi dei dati dello stock e dei flussi, sia nella rappresentazione della situazione attuale che nella loro stima di crescita.

Questo caso aziendale è stato particolarmente favorevole; non sempre si riesce ad ottenere i dati così precisi, completi ed esaustivi; di sicuro però vale la pena tentarci!

Potremmo rimanere ben sorpresi dai risultati che otterremmo…