Scritto il 05 Novembre 2020. Postato in Casi e articoli.

LA FORNITURA DI SERVIZI LOGISTICI È LA SOLUZIONE?

Introduzione

Com’è possibile che affidiamo i nostri flussi ad un trasportatore senza porci troppe domande mentre prepariamo una documentazione estremamente dettagliata quando si tratta di affidarli ad un fornitore di servizi logistici? Forse perché stoccare e preparare la merce a nostra cura richiede solo la disponibilità di spazi e materiale per la movimentazione mentre per consegnarla servono dei camion e questo è un passaggio obbligato se non si è attrezzati con una propria flotta di veicoli. Ma è questo un motivo per non rendere sicura questa fornitura?

In questa newsletter vi proponiamo una prospettiva più ampia sull’esternalizzazione, cioè sull’affidare una parte del successo delle nostre aziende a un terzo, sia per quanto riguarda il magazzino e la preparazione dell’ordine che il trasporto, a valle o a monte.

Perché esternalizzare?

Diverse ragioni ci possono spingere ad esternalizzare. La più evidente, citata nell’introduzione, è la mancanza di mezzi propri. Più diffusa se si tratta del trasporto quando, senza mezzi, siamo costretti ad affidare i nostri flussi ad un trasportatore di merce su strada che sceglieremo in funzione dei requisiti dei nostri invii (pacchi, pallet, partite, rinfusa, …) e delle tipologie di prodotti (merci varie, materiali pericolosi, prodotti alimentari, limiti di temperatura, …).

Quando si tratta della parte di magazzino e preparazione dell’ordine, la mancanza di spazio, la necessità di dedicare più spazio alla produzione, il bisogno di avvicinarci ai nostri clienti o semplicemente di implementare un piano regolatore della logistica sono tutti fattori scatenanti.

Quali attività?

Prima di iniziare la procedura è essenziale effettuare un’analisi strategica. L’esternalizzazione dei servizi logistici, come tutti gli altri servizi dell’impresa, deve essere orientata al cliente finale ma rispondere anche alla strategia definita dall’impresa. Uno dei primi effetti è il Piano Regolatore della Logistica, ma l’implementazione e la scelta delle attività da affidare a terzi deve rispondere a bisogni (o a limiti?) strategici.

Spiegazioni: se la preparazione dell’ordine è un aspetto cruciale della vostra attività, che fa parte del suo DNA ed è la ragione d’essere della vostra impresa, che può generare forti penalizzazioni nei confronti dei clienti allora è fortemente consigliato di mantenerla all’interno. Se avete bisogno di superficie, in generale privilegerete per l’esternalizzazione lo stoccaggio dei componenti, delle materie prime e degli articoli per l’imballo. Se al contrario decidete di cimentarvi con il multicanale e desiderate consegnare ai vostri clienti attraverso un e-commerce, allora i cambiamenti legati alla configurazione futura degli ordini vi imporranno forse un investimento conseguente per evitare tempi di preparazione sproporzionati e potrete studiare un’alternativa affidando questa fornitura di servizi ad uno specialista della preparazione specifica.

Un’analisi preliminare

Se vi lanciate in un percorso di esternalizzazione sappiate che il vostro fornitore, sia esso un trasportatore o un’azienda di logistica, farà bene quanto voi solo a condizione che voi controlliate i flussi che gli affidate. Un’analisi dei flussi, delle unità, dei picchi, delle immagini degli ordini, della localizzazione dei clienti, degli orari di cut-off, delle condizioni di modifica o di cancellazione, della qualità degli imballi, degli obblighi imposti dai clienti (orari, restrizioni di accesso, tipo di pallet, appuntamenti, …) devono venire trascritti, in via confidenziale, in un’analisi dei flussi che si trasformerà in un capitolato per avviare la ricerca del fornitore ideale. Spesso è necessario uno sguardo esterno in questa fase per identificare innanzitutto eventuali assi di miglioramento interno prima di esternalizzare le proprie difficoltà e anomalie.

A quale fornitore rivolgersi?

Anche qui consideriamo la procedura sia per un trasportatore che per un’azienda logistica. Una prima fase consisterà nell’esaminare il mercato per identificare le imprese suscettibili di farsi carico dei vostri flussi, sia dal punto di vista dei vostri obblighi produttivi che della copertura geografica. Il termine inglese che qualifica questa fase è l’RFI (richiesta di informazioni). Si selezioneranno in seguito da 7 a 10 candidati da invitare alla gara e ai quali verrà inviato il vostro capitolato. Questa fase può essere abbreviata affidando la procedura ad una società di consulenza che conosce bene il settore e saprà identificare gli attori da selezionare a prima vista.

Se si tratta di una gara relativa al trasporto, potrete affidarvi a prodotti sul mercato per aiutarvi a confrontare le risposte dei diversi attori le cui politiche per la fatturazione e altre griglie tariffarie differiscono. Questo tipo di strumenti vi permetterà di uniformare i feedback.

Questi primi feedback, arricchiti da qualche chiamata telefonica o video, vi permetteranno di ricavare 3 candidati che inviterete a rivedere e limare i conteggi della short list, almeno per quanto riguarda le aziende di servizi logistici. Il numero di candidati nel settore dei trasporti può variare in funzione delle vostre ripartizioni geografiche, tenendo a mente che sarà necessario selezionarne almeno due per settore, per garantire bene la vostra percentuale di servizio futuro e la capacità di affrontare eventuali picchi di attività.

L’elaborazione della short list dovrà avvenire dal vivo ed analizzando i dettagli dei mezzi, gli scambi di informazioni per assicurarvi che ci sia una perfetta comprensione delle problematiche da parte del vostro fornitore.

L’implementazione … e il contratto!

Evitate la modalità d’urgenza per l’implementazione; ne dipende il successo dell’esternalizzazione! Costituite un team di progetto, con membri appartenenti a ciascuna parte, e trattate il flusso in maniera cronologica, senza dimenticare di parlare dei feedback, delle anomalie, delle cancellazioni, delle modifiche… che sono i casi più difficili da trattare. Allo stesso modo descrivete le informazioni da scambiare nei due sensi per far comunicare efficacemente i vostri sistemi.

Non dimenticate di parlare delle vostre esigenze di inventario.

A margine di questa fase, dovrete redigere e concordare il contratto di fornitura.

La base di partenza sarà naturalmente il vostro capitolato, che dovrà essere completato con informazioni relative a durata, obblighi (mezzi, risultati), localizzazione, orari di lavoro, gestione della tracciabilità (se necessario).

La parte relativa agli indicatori è essenziale e deve essere corredata da dettagli: innanzitutto la definizione e le modalità di calcolo precisi e in secondo luogo la qualifica di questi indicatori: se si tratti di indicatori di follow-up o di indicatori contrattuali e indicarne i vostri livelli di fabbisogno.

Infine, tra questi indicatori contrattuali, potete segnalare il livello di servizio richiesto (generalmente definito SLA: Service Level Agreement) al di sotto del quale, dopo alcuni richiami personalizzati via mail o posta raccomandata con avviso di ricevimento, e senza alcun miglioramento della situazione, siete autorizzati a terminare anticipatamente il contratto senza alcuna penale a vostro carico. Non potete infatti correre il rischio di una cattiva qualità del servizio, sinonimo di perdita di quote di mercato, senza poter agire prima della scadenza di un contratto della durata di 2, 3 o 5 anni.

Considerate che adesso i rapporti sono buoni ma che se siete costretti a rescindere il contratto durante il suo corso vuol dire che le cose non funzionano più così bene.

Vantaggi

Rassicuriamoci: pochi contratti finiscono male a condizione di controllare chiaramente i vostri flussi e di selezionare fornitori che sapranno, grazie alla loro padronanza e conoscenza del mercato, accompagnarvi e consigliarvi. Si deve applicare una logica di partnership, come consigliato nelle raccomandazioni RSE (Responsabilità sociale d’impresa) del governo nell’ottobre 2018.

Una delle chiavi del successo risiede nel tenere un comitato di gestione, idealmente una volta al mese, al massimo ogni due mesi, con un ordine del giorno fisso e gli operatori e la direzione attorno al tavolo. In quella sede farete riferimento ai periodi trascorsi, agli indicatori, ai problemi incontrati accompagnati da un piano d’azione correttivo e preventivo, ai volumi futuri, alle tendenze a lungo termine sia relativamente alle necessità di fornitura che a livello di informazioni.

La condivisione delle informazioni e la trasparenza nelle comunicazioni (condividete anche le difficoltà comuni per comprenderle meglio) sono di vitale importanza.