Metodi e strumenti per l’ottimizzazione delle scorte

Introduzione

In un contesto economico sempre più complesso e competitivo, la gestione delle scorte rappresenta una leva strategica fondamentale per garantire efficienza operativa, competitività e continuità del servizio. L’obiettivo è trovare un punto di equilibrio tra due esigenze apparentemente contrapposte: da un lato, la disponibilità dei prodotti per rispondere in modo tempestivo alla domanda; dall’altro, la necessità di contenere i costi legati alla produzione, all’acquisto, allo stoccaggio e al rischio di obsolescenza. È proprio in questa tensione tra efficienza e reattività che si inserisce il tema dell’ottimizzazione delle scorte.

In Simco Consulting abbiamo accumulato molta esperienza in questo campo e siamo allineati con lo stato dell’arte della disciplina. La nostra specializzazione nella logistica ci ha permesso di affrontare diversi progetti in diversi paesi europei in cui la problematica delle “scorte” è stata affrontata da varie angolature:

• quella del posizionamento, affrontando diversi progetti di network distributivo simulando reti centralizzate o a più livelli (https://www.youtube.com/watch?v=m5ed2fxHbDU)
• quella gestionale, ottimizzando processi di acquisto e scorte (il tema di questo articolo)
• quella fisica, progettando magazzini e approfondendo il tema del costo di accettazione, messa a dimora e stoccaggio (https://www.youtube.com/watch?v=BqC5tnmVpG8&t)

In questo articolo affronteremo alcuni punti salienti della vasta disciplina della gestione delle scorte.

Il ruolo strategico del livello di servizio

Un punto di partenza imprescindibile per costruire una politica efficace di gestione delle scorte è la definizione del livello di servizio desiderato. Questo concetto fa riferimento, in particolare, alla capacità dell’azienda di soddisfare la domanda del cliente garantendo la disponibilità del prodotto nel momento in cui viene richiesto. Stabilire il livello di servizio significa scegliere quale grado di affidabilità si intende assicurare nella consegna degli articoli, e tale scelta ha implicazioni profonde sul dimensionamento delle scorte.

Infatti, l’aumento del livello di servizio comporta una crescita esponenziale del costo delle scorte. Coprire il 90% della domanda può richiedere una quantità relativamente contenuta di merce a magazzino, ma spingersi verso il 97% o il 98% comporta investimenti molto più elevati, spesso sproporzionati rispetto ai benefici ottenibili. Per questo motivo, definire il livello di servizio è una decisione strategica che deve essere presa in base a una valutazione consapevole del valore del cliente, della criticità del prodotto e del contesto competitivo. Solo a partire da questa scelta è possibile sviluppare una politica di approvvigionamento coerente ed economicamente sostenibile.

Funzioni e tipologie delle scorte

Le scorte non sono soltanto un “cuscinetto” contro le incertezze. Esse assolvono a funzioni differenti e complementari: permettono di disaccoppiare le fasi della produzione e della distribuzione, rendendo indipendenti attività con tempistiche differenti; garantiscono continuità nei processi produttivi anche in presenza di imprevisti; migliorano il livello di servizio offerto al cliente; e, in alcuni casi, rappresentano uno strumento speculativo per cogliere vantaggi di prezzo o evitare carenze future.

Le scorte si distinguono anche per la loro natura e finalità. Esistono le scorte di ciclo, necessarie a coprire il tempo tra un rifornimento e l’altro; quelle di sicurezza, che proteggono l’azienda dalle fluttuazioni della domanda o dei tempi di approvvigionamento; le scorte speculative, acquistate in previsione di condizioni favorevoli di mercato; le scorte strategiche, dedicate a materiali critici o difficilmente reperibili; e, infine, le scorte obsolete, che rappresentano una perdita economica da gestire e minimizzare.

Modelli di gestione delle scorte

La gestione delle scorte è un'attività importante per garantire l’equilibrio tra disponibilità dei prodotti e contenimento dei costi. I modelli sviluppati nel tempo si basano principalmente su due logiche operative: Make to Stock (MTS) e Make to Order (MTO).

Le politiche MTS e MTO rappresentano due approcci opposti alla produzione e alla gestione delle scorte. Nel modello MTS, i prodotti vengono realizzati in anticipo sulla base di previsioni di domanda e immagazzinati in attesa degli ordini, garantendo tempi di consegna rapidi ma con il rischio di sovrapproduzione. Al contrario, il modello MTO prevede l’avvio della produzione (o dell’acquisto) solo dopo aver ricevuto un ordine, riducendo le scorte ma aumentando i tempi di consegna. La scelta tra MTS e MTO dipende dalla natura del prodotto, dalla prevedibilità della domanda e dal livello di servizio richiesto. Alcune aziende adottano strategie ibride per bilanciare flessibilità e efficienza.

Una volta scelta la giusta strategia diventa importante ragionare sui modelli quantitativi di previsione della domanda e gestione del riordino e, quindi, delle scorte.

Per migliorare l’accuratezza delle previsioni, le aziende adottano algoritmi di forecasting basati su serie storiche e modelli statistici o di intelligenza artificiale. Tra i più diffusi troviamo: la regressione lineare, adatta per trend semplici; l’ARIMA, efficace con dati stagionali o autocorrelati; i modelli esponenziali (come Holt-Winters) per dati con stagionalità; le reti neurali artificiali per cogliere pattern complessi; i modelli a foresta casuale (Random Forest), utili per incorporare molte variabili; e le Reti Neurali Ricorrenti (RNN/LSTM), impiegate per previsioni su dati temporali sequenziali.

Invece, tra i modelli quantitativi di gestione dello stock più noti figurano l’Economic Order Quantity (EOQ), che determina la quantità ottimale da ordinare per minimizzare i costi totali, e il Reorder Point (ROP), che identifica il livello di scorte al di sotto del quale è necessario un nuovo approvvigionamento. In situazioni di elevata incertezza, questi modelli si arricchiscono di componenti probabilistiche per ridurre il rischio di rotture di stock (stock-out), includendo ad esempio una scorta di sicurezza.

Strumenti di analisi per la classificazione delle scorte

Un passaggio fondamentale per una gestione efficiente delle scorte consiste nell’analisi e segmentazione del portafoglio prodotti, al fine di differenziare le politiche di approvvigionamento e controllo in base alle caratteristiche specifiche di ciascun articolo. Tra gli strumenti analitici più utilizzati per questo scopo spiccano la matrice ABC incrociata e la matrice ABC/XYZ, entrambe orientate alla definizione di priorità gestionali in ottica di massimizzazione del valore e minimizzazione del rischio operativo.

La matrice ABC incrociata si basa sull’incrocio tra la classificazione ABC per livello di giacenza media e quella per frequenza di movimentazione. Questa metodologia consente di mappare la relazione tra l’ammontare medio delle scorte presenti a magazzino e la loro effettiva rotazione. Gli articoli con alta giacenza e alta movimentazione, per esempio, richiedono un attento monitoraggio e una gestione puntuale per garantire la disponibilità e prevenire sia stock-out sia eccessi. Viceversa, i materiali con alta giacenza ma bassa movimentazione pongono un serio rischio di obsolescenza e rappresentano un potenziale immobilizzo di capitale inefficiente. Al contrario, articoli con bassa giacenza ma alta movimentazione possono generare criticità operative se non supportati da un sistema logistico agile e reattivo. Questa lettura consente di individuare le aree in cui la relazione tra immobilizzo e valore operativo è più squilibrata, supportando decisioni mirate in tema di ottimizzazione del magazzino, revisione del portafoglio e definizione di parametri di riordino coerenti con l’effettivo comportamento degli articoli.

Complementare alla precedente è la matrice ABC/XYZ, che combina l’analisi per valore (ABC) con un’analisi della variabilità della domanda (XYZ). La classificazione XYZ si basa sulla dispersione statistica della domanda storica: X identifica articoli con domanda stabile e prevedibile, Y prodotti soggetti a fluttuazioni moderate, e Z articoli altamente erratici. L’intersezione delle due dimensioni genera una mappatura più sofisticata che guida la scelta del modello di gestione: ad esempio, gli articoli AX (alto valore, domanda stabile) sono ideali per sistemi MRP con frequente aggiornamento del punto di riordino, mentre i prodotti CZ (basso valore, domanda imprevedibile) possono essere gestiti con logiche a domanda o politiche di backorder controllato. La matrice ABC/XYZ è particolarmente utile per ridurre l’errore di previsione, ottimizzare i livelli di sicurezza e garantire un uso più efficiente del capitale circolante.

Entrambi gli strumenti, se supportati da sistemi informativi evoluti, permettono di costruire dashboard dinamiche che aggiornano automaticamente la classificazione degli articoli in funzione dell’evoluzione dei dati. Questo consente di adattare le politiche di gestione a fenomeni emergenti, come la stagionalità, l’introduzione di nuovi prodotti o l’obsolescenza. Inoltre, l’integrazione con i KPI di rotazione, stock-out e obsolescenza fornisce un sistema decisionale coerente e basato su evidenze oggettive. La segmentazione ottenuta attraverso queste matrici diventa quindi il fondamento per l’applicazione di modelli avanzati di inventory management, contribuendo in modo significativo alla costruzione di un sistema di scorte resiliente, reattivo e orientato alla creazione di valore.

Un ulteriore elemento da considerare nella gestione delle scorte è il ciclo di vita del prodotto, che influisce significativamente sulla dinamica di approvvigionamento e sul dimensionamento delle giacenze. Durante la fase di lancio, la domanda può essere incerta e volatile, richiedendo livelli di scorta prudenti ma flessibili. Nella fase di crescita, l’aumento progressivo delle vendite giustifica un incremento della disponibilità a magazzino, mentre nella maturità si tende a stabilizzare le quantità secondo previsioni più accurate. Infine, nella fase di declino, diventa cruciale evitare l'accumulo di scorte invendute, ottimizzando la dismissione dei prodotti obsoleti. Adattare la politica di gestione delle scorte al ciclo di vita significa minimizzare sprechi, migliorare la reattività e allineare le scelte operative alla strategia commerciale, garantendo così una gestione più sostenibile e redditizia dell’inventario.

Il processo di Sales & Operations Planning

Un elemento chiave per l’allineamento tra strategia commerciale e operatività industriale è il processo di Sales & Operations Planning (S&OP). Questo processo ciclico permette di armonizzare la domanda prevista con le capacità finanziarie, produttive e logistiche dell’azienda, con l’obiettivo di prendere decisioni condivise e sostenibili a livello aziendale. Il S&OP si sviluppa attraverso una serie di incontri strutturati, nei quali i team commerciali, della supply chain, della produzione e della finanza collaborano per definire un piano coerente e bilanciato.

Alla base del S&OP vi è una previsione della domanda, costruita combinando dati storici, input dei venditori, tendenze di mercato e informazioni strategiche. A questa previsione viene confrontata la capacità produttiva e di approvvigionamento, al fine di identificare scostamenti, colli di bottiglia o eccedenze. Le decisioni che ne derivano includono aggiustamenti ai piani di produzione, variazioni nei livelli di scorta, modifiche nei calendari di approvvigionamento o anche la rinegoziazione degli obiettivi commerciali.

Il S&OP ha un impatto diretto sulla gestione delle scorte: migliora l’accuratezza delle previsioni, riduce i livelli di inventario inutilizzato, aumenta la disponibilità dei prodotti a magazzino e rafforza la collaborazione tra funzioni aziendali. In definitiva, è uno strumento fondamentale per anticipare la domanda, ridurre l’incertezza e costruire un sistema di gestione delle scorte proattivo e resiliente.

Tecnologie e strumenti a supporto

La gestione delle scorte ha beneficiato enormemente dell’evoluzione tecnologica. Oggi, strumenti come i sistemi ERP e MRP consentono una pianificazione integrata degli acquisti, della produzione e delle giacenze. I software di business intelligence, come Power BI o Power Pivot o Microstrategy, permettono di monitorare e analizzare in modo dettagliato l’andamento delle scorte, mentre piattaforme specializzate per la supply chain optimization – come Colibrì, Slimstock e SO99+ – offrono funzionalità avanzate per il calcolo dei fabbisogni e l’identificazione dei parametri ottimali di riordino.

Colibrì (www.colibri-snop.com/it/) è una piattaforma cloud per il Sales & Operations Planning pensata per aziende di ogni dimensione. Offre una soluzione intuitiva e modulare per la previsione della domanda, la pianificazione collaborativa e il monitoraggio delle performance. L’interfaccia user-friendly e il rapido processo di implementazione rendono Colibrì ideale per realtà che desiderano digitalizzare il proprio processo decisionale senza investimenti infrastrutturali onerosi.

Slimstock (www.slimstock.com/) è un software di ottimizzazione delle scorte che supporta aziende nella gestione intelligente dell'inventario lungo tutta la supply chain. Il suo motore di calcolo avanzato consente di determinare automaticamente i livelli di stock ottimali per ogni articolo, riducendo i costi di magazzino e migliorando il livello di servizio. Slimstock è noto per l’elevata capacità di personalizzazione e per la rapidità con cui genera risultati tangibili.

SO99+ (www.toolsgroup.com/) di ToolsGroup è una suite avanzata per la pianificazione automatica della supply chain, utilizzata da aziende globali per gestire la complessità della domanda e dei rifornimenti. Basata su algoritmi di intelligenza artificiale e machine learning, SO99+ consente una pianificazione predittiva e resiliente, migliorando l’accuratezza delle previsioni e l’agilità decisionale. È particolarmente adatta per aziende grandi, ambienti con alta variabilità e requisiti di servizio stringenti.

Tuttavia, l’efficacia di questi strumenti dipende dalla qualità dei dati e dalla coerenza dei processi aziendali. Senza una base informativa affidabile e una visione condivisa degli obiettivi, anche il miglior software rischia di produrre risultati fuorvianti.

Oltre alla tecnologia, un elemento cruciale per il successo di questi strumenti è la formazione delle persone che li utilizzano. Anche il software più avanzato richiede utenti competenti, consapevoli delle logiche decisionali che guidano i processi e capaci di interpretare correttamente i dati generati. Investire nella formazione continua significa non solo garantire un utilizzo efficace delle funzionalità disponibili, ma anche favorire una cultura aziendale orientata al miglioramento e alla responsabilizzazione. Solo con personale preparato è possibile sfruttare appieno le potenzialità dei sistemi di supporto decisionale e trasformare l’innovazione tecnologica in vantaggio competitivo.

Indicatori di performance e miglioramento continuo

Il miglioramento della gestione delle scorte passa necessariamente attraverso la misurazione sistematica delle performance. Senza un sistema di indicatori chiari, affidabili e costantemente aggiornati, l’azienda non ha modo di comprendere se le politiche adottate siano davvero efficaci né può intervenire tempestivamente in caso di inefficienze, errori o scostamenti rispetto agli obiettivi prefissati.

Gli indicatori chiave di performance (KPI) consentono di trasformare i dati operativi in informazioni strategiche, favorendo una cultura aziendale orientata alla trasparenza, alla responsabilità e all’ottimizzazione dei processi. I KPI vanno però scelti con attenzione: devono essere rilevanti, misurabili, comprensibili e soprattutto coerenti con le finalità dell’organizzazione.

Nel contesto della gestione delle scorte, alcuni indicatori risultano particolarmente significativi. Tra i più importanti, si possono citare:

• Livello di servizio (Service Level): misura la capacità dell’azienda di soddisfare la domanda dei clienti in tempo e senza mancanze. Un livello di servizio elevato indica un’elevata disponibilità del prodotto, ma può comportare costi maggiori in termini di giacenze.
• Tasso di rotazione delle scorte (Inventory Turnover): rappresenta il numero di volte in cui l'inventario viene rinnovato in un determinato periodo. Un valore elevato indica che i prodotti vengono venduti rapidamente, riducendo i costi di stoccaggio e il rischio di obsolescenza.
• Giacenza media (Average Inventory): è il valore medio delle scorte presenti a magazzino durante un certo intervallo temporale. Serve a monitorare il capitale immobilizzato e a confrontarlo con il livello delle vendite o della produzione.
• Giorni di copertura (Days of Inventory - DOI): indica per quanti giorni l’azienda può soddisfare la domanda con le scorte disponibili. Valori troppo alti possono segnalare sovrapproduzione, mentre valori troppo bassi espongono al rischio di stock-out.
• Tasso di stock-out (Stock-out Rate): esprime la frequenza con cui si verificano rotture di stock, ovvero situazioni in cui un prodotto non è disponibile quando richiesto. Un tasso elevato compromette il servizio al cliente e può causare perdite di vendita.
• Incidenza delle scorte obsolete (SLOB – Slow Moving and Obsolete Inventory): misura la percentuale di scorte che non sono più vendibili o utilizzabili. È un indicatore della qualità della pianificazione e dell’efficienza nel ciclo di vita del prodotto.
• Accuratezza delle previsioni (Forecast Accuracy): valuta quanto le previsioni della domanda siano vicine alla domanda effettiva. Una bassa accuratezza porta a errori di approvvigionamento, eccessi o carenze di stock.
• Lead Time medio di approvvigionamento: indica il tempo medio che intercorre tra l’ordine e la ricezione delle merci. Ridurre il lead time migliora la reattività della supply chain e riduce la necessità di mantenere scorte elevate.

Questi indicatori, se analizzati in modo integrato e continuo, permettono di individuare le aree critiche e guidare azioni correttive (miglioramento continuo). I KPI diventano anche strumenti di comunicazione interna: aiutano i diversi reparti a comprendere come le loro attività impattino sulla gestione complessiva delle scorte e li responsabilizzano rispetto agli obiettivi condivisi.

Integrare regolarmente l’analisi dei KPI in riunioni operative, processi decisionali e revisioni strategiche permette all’azienda di rafforzare la propria resilienza e competitività. In un mondo in cui i cicli di domanda sono sempre meno prevedibili e le catene di fornitura sempre più complesse, la capacità di misurare, comprendere e migliorare diventa uno dei principali fattori di successo.

Metodo per un assessment efficace delle scorte

Un assessment accurato delle scorte, come quello che facciamo in Simco Consulting, richiede un approccio strutturato che combini analisi quantitative, processi operativi, strumenti a supporto e valutazioni strategiche. Il primo passo è la raccolta e normalizzazione dei dati storici, comprensivi di volumi di vendita, ordini, tempi di consegna, livelli di servizio, scorte medie e scorte di sicurezza. Successivamente, è fondamentale classificare i prodotti attraverso analisi ABC (basata sul valore di consumo) e XYZ (in base alla variabilità della domanda), per identificare i codici più critici.

Si procede poi con la mappatura dei flussi di approvvigionamento, distinguendo tra prodotti MTO (Make to Order) e MTS (Make to Stock), valutando lead time, frequenza degli ordini e affidabilità dei fornitori. Parallelamente, si esegue un’analisi dei costi logistici: costi di ordinazione, mantenimento e stock-out.

Una fase chiave è la valutazione delle performance attuali mediante KPI come ad esempio il service level, il turnover delle scorte, il fill rate, il valore immobilizzato ed eltri. In base ai risultati, si identificano le aree di inefficienza e si stimano gli impatti economici di possibili ottimizzazioni.

Infine, l’assessment si conclude con una simulazione di scenari: applicando modelli come EOQ, ROP o sistemi dinamici (ad esempio basati su algoritmi di previsione della domanda), si confrontano le politiche attuali con quelle ottimizzate. Il risultato è un piano di intervento mirato, supportato da analisi dati e orientato alla riduzione dei costi e al miglioramento del servizio.

Conclusione

In definitiva, l’ottimizzazione delle scorte non è un obiettivo statico, ma un processo dinamico che richiede attenzione costante, competenze multidisciplinari e strumenti adeguati. Gestire bene le scorte significa ridurre i costi senza compromettere il servizio, valorizzare le risorse disponibili e prepararsi ad affrontare le sfide future con maggiore flessibilità e solidità. È un’arte e una scienza insieme, che richiede visione strategica, padronanza tecnica e una profonda conoscenza del proprio contesto operativo.

Per ottenere risultati concreti e duraturi, è importante affidare questo tipo di analisi a una società di consulenza specializzata, in grado di portare competenze tecniche, neutralità valutativa e visione strategica. Simco Consulting, grazie alla sua lunga esperienza e al know-how maturato su migliaia di progetti in ambito logistico, rappresenta un partner ideale per affiancare le aziende in un percorso di audit completo, rigoroso e orientato all’eccellenza operativa. La presenza di metodologie consolidate, strumenti di analisi avanzati e una conoscenza approfondita delle best practice di settore fanno di Simco un punto di riferimento.