Quali domande porsi prima di ingaggiare un fornitore nella Supply Chain?

Nell’intricata rete della gestione della supply chain, ogni anello gioca un ruolo fondamentale: qualsiasi connessione debole può portare a potenziali interruzioni, compromettendo l’efficienza, la sicurezza e la reputazione dell’intera operazione.

Quando sei un manager che opera nella Supply Chain, parte del lavoro è proprio quello di individuare gli anelli deboli all’interno della propria (e complessa) Supply Chain: se un fornitore o un partner risulta essere un collo di bottiglia nel processo o, peggio, mette a rischio le Operations, è necessario liberarsene prima che si verifichi un grave danno per l’azienda.

In ogni caso, piuttosto che dover “rimuovere” fornitori scadenti dalla propria attività, sarebbe preferibile non coinvolgerli fin dal principio; l’obiettivo è quindi quello di evitare che questi errori si verifichino e il modo migliore per farlo è disporre di un processo di selezione dei fornitori approfondito e strategico. Quando vi accingete a progettare il vostro magazzino occorre dotarsi di strumenti all'avanguardia e di esperienza.

Un buon modo per selezionare i propri fornitori è creare un elenco di domande a cui è necessario rispondere prima che questi vengano ammessi alla gara d’appalto (o vengano selezionati): qui di seguito si propone un elenco di dieci domande indispensabili per iniziare:

1. Il Fornitore sta performando adeguatamente e sta raggiungendo gli obiettivi richiesti dai propri clienti?

La domanda fondamentale che bisogna porsi è: questo fornitore è bravo in quello che fa e mantiene ciò che promette in modo tempestivo ed economicamente vantaggioso? Bisogna fare alcune ricerche, su aspetti cruciali:

• Sono stati valutati negativamente dalla stampa riguardo le proprie performance?
• Qual è il loro stato economico-finanziario?
• Meglio ancora sarebbe riuscire a determinare con quali altre aziende questo Fornitore sta attualmente lavorando e mettersi in contatto con un responsabile degli approvvigionamenti: in questo modo si potrebbe ottenere un feedback in prima persona

2. Qual è la capacità operativa residua del fornitore?

È importante che i fornitori dispongano di un livello di flessibilità o scalabilità che consenta loro di gestire aumenti di volume su base stagionale, ad esempio. Durante le stagioni di punta, possono aumentare la produzione per soddisfare tale domanda o sono già massivamente saturi da altri clienti? Alcuni prodotti hanno maggiori probabilità di avere un picco di domanda rispetto ad altri, in particolare i prodotti di consumo: se sei il produttore di una marca di bevande le cui vendite potrebbero “esplodere” improvvisamente a valle di una campagna di marketing particolarmente efficace, il fornitore che stai scegliendo sarà in grado di far fronte rapidamente alla crescita?

3. Come si pone il Fornitore a livello di reportistiche sul proprio andamento?

Uno dei modi più efficaci per accertare la capacità di un fornitore di mantenere gli impegni ESG è quello di valutare i processi di reporting. Sono stati conformi alle normative negli ultimi anni? Forniscono le informazioni in tempo?

Inoltre, in tali rapporti si trovano numerose informazioni importanti sulla salute finanziaria dell’azienda, che possono far luce sulla loro capacità di soddisfare le aspettative dei clienti e di essere un partner affidabile nel prossimo futuro.

4. Qual è il loro livello di sicurezza?

I fornitori che si affidano a metodi di sicurezza obsoleti o inadeguati non mettono a rischio solo la propria azienda e i propri clienti, ma potrebbero mettere a rischio anche le persone fisiche. L’hacking dei sistemi di un fornitore potrebbe facilmente comportare l’esposizione di informazioni sensibili sull’azienda e sui clienti, con gravi conseguenze.

5. Il Fornitore fa business con “entità” che sono state sanzionate oppure sono stati sanzionati loro stessi?

Il tema del rispetto delle sanzioni è complesso. Persone, gruppi o aziende specifiche potrebbero essere considerate “bloccate” dagli enti internazionali qualora fossero collegate a determinati Paesi o gruppi accusati di abuso dei diritti umani, associate a governi autocratici o per molte altre ragioni. Le aziende vengono “bloccate” anche se sono di proprietà di una persona, gruppo o entità presente nell’elenco delle sanzioni. Assumere una società di questo tipo come proprio fornitore, o una che fa affari con entità “bloccate”, espone a rischi significativi.

6. Hanno piani alternativi nel caso in cui i loro fornitori o partner fossero soggetti a sanzioni?

Quando parli con fornitori nuovi o potenziali, non prendere frasi del tipo "non lavoriamo con aziende sanzionate" come una risposta esaustiva. I fornitori dovrebbero avere in atto un piano per ridurre al minimo l’interruzione delle loro attività e della produzione nel caso in cui un loro partner finisse improvvisamente in un elenco di sanzioni in futuro.

7. Promuovono la diversità fra dipendenti e partner?

La diversità è più di una parola d'ordine: è un vantaggio competitivo. Ciò è particolarmente vero a livello di leadership: gli studi hanno dimostrato che una maggiore diversità porta a livelli più elevati di innovazione e performance finanziaria. Se un potenziale fornitore ha adottato misure concrete per promuovere e proteggere la diversità, ciò è di buon auspicio per la sua innovazione e performance future da cui trarrà beneficio anche la tua azienda. Allo stesso modo, diversificare il proprio portafoglio di approvvigionamento – ad esempio, procurandosi materie prime da diversi Paesi – ridurrà il rischio che un’interruzione in un’azienda o in una regione impedisca loro di soddisfare le quote di produzione.

8. Sono allineati con i tuoi obiettivi di business?

Qual è la cosa più importante in generale nella tua azienda? Assicurati che il team incaricato di ingaggiare nuovi fornitori sia a conoscenza dei principi guida aziendali, così che si lavori al fine di individuare fornitori in linea con questi stessi valori. Ad esempio, se la tua azienda è nota per il suo eccellente servizio clienti, i fornitori che selezioni non dovrebbero cambiare questa dinamica. In alcuni casi, dovrai collaborare con il fornitore per offrire esperienze eccellenti ai clienti che chiedono aiuto: assicurati che i fornitori siano in grado di farlo. 

9. Qual è il loro programma di sostenibilità?

È utile che vi sia chiarezza sul programma di sostenibilità di un potenziale fornitore, se ne ha uno. Quelli senza un piano in atto dovrebbero probabilmente essere evitati.

Le politiche ESG (ambientali, sociali e di governance) sono un must nel contesto economico odierno. Emergono continuamente normative che richiedono alle aziende di rendere pubbliche le proprie emissioni e/o i propri sforzi per ridurre il proprio impatto ambientale.

I fornitori che ignorano gli obblighi ESG sono esposti a sanzioni e di conseguenza anche la tua azienda potrebbe esserlo, dato che in alcune regioni è obbligatorio rendere pubbliche le emissioni ricondotte alla propria Supply Chain.

10. Quale livello di rischio porteranno al tuo business? Sei preparato a riguardo?

Nessun business è esente da rischi, ma è una buona politica limitarli ovunque sia possibile. Alcune decisioni, come proprio la scelta di un fornitore, comportano rischi diversi a seconda delle situazioni. Determina il rapporto rischio-beneficio di ciascun fornitore e definisci la tua propensione al rischio: quanto rischio sei disposto ad assumerti. Ciò può assumere la forma di rischio operativo, rischio strategico, rischio per la sicurezza o rischio finanziario e la propensione della tua azienda per un’area potrebbe essere maggiore o minore rispetto a un’altra.

Queste 10 domande dovrebbero permetterti di ottenere una valida comprensione dei fornitori che stai prendendo in considerazione e guidarti attraverso il processo decisionale per determinare quali includere e quali sono gli anelli deboli da evitare.