RIDURRE I COSTI DI TRASPORTO AUMENTANDO IL SERVIZIO (3° PARTE)

EFFETTUARE UN TENDER DI SUCCESSO

Nell'ambito dei costi della distribuzione fisica (trasporti, scorte, magazzino, amministrazione della distribuzione) i costi del trasporto incidono mediamente per il 50% del totale. Gran parte delle aziende si sono attivate da tempo per contenere i costi delle scorte e del magazzino intervenendo sia sul piano organizzativo sia su quello tecnologico adottando prodotti software avanzati in grado di ottimizzare le attività e di controllare i processi.

Come diminuire i costi di trasporto?

Per quanto riguarda il trasporto (attività prevalentemente terziarizzata) si è fatto prevalentemente leva sulla contrattazione coi fornitori per spuntare prezzi più bassi, ma questo metodo non può più produrre risparmi significativi. È quindi necessario avere un approccio professionale che valuti in modo organico tutte le possibilità di miglioramento e pianificare gli interventi secondo un preciso piano temporale.

Abbiamo già descritto in altri interventi la complessità del metodo da utilizzare e, in particolare, il primo passo di tale metodo cioè come condurre un audit dei trasporti.

In questo articolo approfondiremo la metodologia per affrontare un tender di successo.

Quale fornitore?

La decisione sulla scelta del partner ideale per il trasporto delle merci è un passo fondamentale e non deve essere solo basata sulla mera comparazione tariffaria (costi di trasporto minori). Vi sono altri fattori che devono influenzare la decisione tra cui:

• la puntualità e la qualità della consegna
• la flessibilità offerta
• la conoscenza del prodotto da trasportare
• la copertura geografica
• la dimensione della struttura aziendale
• i requisiti di sicurezza durante il viaggio etc… 

Si devono pertanto effettuare dei veri e propri Audit dei fornitori sia societari (referenze, copertura geografica, struttura societaria, etc.) che logistici (specializzazioni, qualità, dimensione, localizzazione dei magazzini, capillarità network, etc.) allo scopo di redigere una Scorecard comparata e ponderata.

Senza le adeguate conoscenze specifiche del settore e uno studio preciso, affidabile e critico del problema, la realizzazione di un tender efficace risulta spesso di difficile attuazione.

Costruire i Documenti di riferimento

In particolare la documentazione di un tender di successo deve contenere:

1. Il contratto – è opportuno che questo documento sia redatto/approvato da un avvocato specializzato
2. Il capitolato tecnico logistico – è opportuno che questo documento sia redatto/approvato da una società di consulenza specializzata - che a sua volta è composto da:

• Istruzioni per la presentazione dell’offerta
• Condizioni generali di fornitura (obblighi dell’Operatore logistico, controlli e verifiche, assicurazioni, premi e penali)
• Specifiche tecniche della fornitura (descrizioni attività, livelli minimi di prestazione, obiettivi qualitativi del servizio, KPI e reportistica)
• Tabulazioni tecniche (i dati sui quali basare la tariffa)
• Struttura della tariffa (articolazione della tariffa di trasporto e attività accessorie)
• Allegati (es: Modello 231)

Il "Capitolato tecnico logistico" consiste nella descrizione precisa ed esaustiva del servizio oggetto del tender (merce da trasportare, caratteristiche pondo/volumetriche delle spedizioni, peculiarità di mittente e destinatari etc.), la descrizione deve essere sia qualitativa sia quantitativa e deve porre particolare attenzione alle unità di carico da trasportare, alle from-to-chart dei flussi, ai punti di carico e scarico etc.

Questa fase è molto importante perché aiuta il fornitore a capire quali sono i fattori e le peculiarità della tipologia di trasporto oggetto dello studio. Chiaramente più è dettagliata questa parte, più l'operatore potrà capire meglio la prestazione richiesta e formulare una proposta di collaborazione attinente alle aspettative della committenza.

Quale articolazione tariffaria?

Il quarto step prevede la scelta della struttura tariffaria da adottare. Sulla base del punto precedente (e dell'audit dei trasporti), si studiano i driver di costo (bolla, peso, volume, pallet, distanza, etc.) più adatti alla tipologia di trasporto da effettuare. Tale tariffazione sarà quella che verrà utilizzata dai partecipanti al tender, affinché le varie offerte presentate risultino facilmente confrontabili. La struttura tariffaria dovrà essere la più possibile semplice, equa e controllabile.

I livelli minimi di servizio
Il quinto passo è quello di definire quali sono i tempi di resa e il livello di servizio che il fornitore dovrà garantire e quindi quotare in offerta (questi SLA dovranno essere poi inseriti nel "Capitolato Tecnico" nella sezione "Premi e Penali"). Tra i più importanti vi sono il tempo di resa, il tracking delle merci, il tracing delle spedizioni, il rispetto delle finestre di consegna, il mantenimento della catena del freddo, etc..

Esempio KPI puntualità

La scelta

Infine vi è la scelta del partner adeguato. Una volta raccolte tutte le offerte economiche, si sviluppa una simulazione che confronta i costi logistici ricavati dalle varie proposte dei fornitori partecipanti al tender. Con i risultati ottenuti da quest'ultima analisi, il committente ha tutti gli elementi per poter fare la scelta migliore per avere un trasporto/partner affidabile e dal costo contenuto.