RIDURRE I COSTI DI TRASPORTO AUMENTANDO IL SERVIZIO (4° PARTE)

KPI dei trasporti

In questa quarta parte riguardante la riduzione dei costi di trasporto, analizzeremo come la misurazione è l’elemento chiave di ogni processo di miglioramento poiché “si può migliorare solo ciò che si conosce e si conosce solo ciò che si misura”.

La misurazione è l’elemento chiave di ogni processo di miglioramento poiché “si può migliorare solo ciò che si conosce e si conosce solo ciò che si misura”

Per migliorare qualsiasi attività è necessario conoscerla molto bene, soprattutto se è un’attività complessa…. e abbiamo visto nei tre articoli precedenti che il trasporto diventa sempre più un’attività complessa.

La misurazione è il processo tramite il quale si verifica che le risorse siano utilizzate in modo efficiente ed efficace al conseguimento degli obiettivi fissati. Quindi ancora una volta, come abbiamo avuto modo già di sottolineare, è basilare prima di ogni analisi di KPI porsi degli obiettivi prima di livello di servizio e poi di costo.

Per costruire il nostro sistema di misurazione delle performance dei trasporti (in realtà è un metodo che si può applicare per ogni settore aziendale) è necessario:

individuare i processi

• identificare i più importanti (es. organizzazione dei trasporti, carico/scarico, etc.)
• individuare le prestazioni da controllare (es. delivery time, puntualità, saturazione, km percorsi, produttività in ribalta, etc.)
• individuare i fattori condizionanti (es. tipo prodotto, tipo cliente)
• scoprire dove vengono assorbite le maggiori risorse
• quantificare i parametri di prestazione
• per macroprocessi
• per singole attività e/o per fornitore

definire la struttura del costo

• per macroprocessi
• per singole attività e/o per fornitore 

In tal senso, la formalizzazione dei processi mediante flow-chart e/o procedure operative non è un vezzo burocratico ma uno dei passi più importanti di un percorso di corretta organizzazione aziendale. Infatti:

• incentiva il confronto e l’analisi critica
• indica con precisione la corretta modalità d’effettuazione (non lascia spazio a libere interpretazioni)
• evidenzia i momenti decisionali critici del processo 

Il controllo deve mettere a confronto in modo oggettivo e continuo (cadenza regolare) la situazione raggiunta rispetto a quella obiettivo. L'analisi degli eventuali scostamenti deve essere finalizzata allo sviluppo di azioni correttive seguendo il "classico" ciclo di Deming.

• PLAN: si identificano gli indicatori più idonei a rappresentare gli obiettivi desiderati
• DO: elaborazione degli indicatori di prestazione sulla base dei risultati conseguiti
• CHECK: analisi degli scostamenti, giudizio sulle performance, valutazione degli interventi
• ACT: azioni correttive 

La costruzione di un cruscotto di controllo, specie se finalizzato ad attività estremamente operative come quella dell'organizzazione dei trasporti (e più in generale della logistica distributiva), deve avere un triplice scopo:

• segnalare alla direzione (tempestivamente e in modo completo e facilmente comprensibile) se l’azienda è in linea con gli obiettivi di redditività, costi e performance stabiliti in sede di budget
• fornire la base solida e condivisa per la valutazione delle prestazioni manageriali e quelle dei fornitori o degli outsourcer
• comunicare in modo rapido e intuitivo al Manager dei trasporti le aree critiche di modo da riuscire a gestire le problematiche nel momento stesso in cui avvengono e non solo dopo che si sono manifestate

Spesso ricopre notevole importanza la forma del reporting; essa rappresenta infatti uno strumento di comunicazione in grado di enfatizzare ed indirizzare correttamente i messaggi contenuti nel sistema. Occorre che le informazioni siano non solo rilevanti, attendibili e tempestive ma devono essere anche CHIARE e COMPRENSIBILI.

Si possono identificare quattro fondamentali modalità di rappresentazione: forma tabellare, forma narrativa o di documento, forma grafica o un mix delle precedenti.

 

I KPI dei trasporti che andremo ad identificare devono comunque avere queste caratteristiche generali:

• SINTESI: pochi indicatori, dove il “pochi” dipende dal tipo di processo, ma tali da misurare in modo completo solo ciò che si vuole monitorare
• ATTENDIBILITÀ: rilevati in modo oggettivo, tutti devono credere alla loro correttezza e devono possedere gli stessi dati
• PERTINENZA: rappresentativi del processo esaminato, devono servire a chi gestisce il processo
• TEMPESTIVITÀ: coerenti alla velocità dei processi e la dinamicità delle esigenze, devono essere disponibili quando servono
• SOLIDITÀ: garanzia di omogeneità nel tempo
• DESCRITTIVITÀ: espressi in termini quantitativi (economici, fisici, …)