La Auditoría para conocer las necesidades
A través de un enfoque "open mind" se analiza la situación actual desde el punto de vista del esquema, de los equipos, de la organización y de los procesos, a fin de poder definir una serie de intervenciones desde el punto de vista operativo, organizativo y tecnológico siguiendo una óptica de mejora constante y de optimización de los procesos y de los recursos.
La elección del proveedor adecuado
El siguiente paso consiste en el examen de los proveedores con el objetivo de determinar la lista de los potenciales socios para involucrar en la licitación; se identifican sobre la base de su especialización o de otros parámetros importantes para el cliente (por ejemplo, el interés en invertir en activos o la disponibilidad de una red internacional). Se realizan las Auditorías de los proveedores valorando tanto los aspectos societarios (referencias, cobertura geográfica, estructura societaria, etc.) como los logísticos (especialización, calidad/dimensión/localización de los almacenes, amplia cobertura de la red, etc.) con la finalidad de redactar un Scorecard (Cuadro de mando integral) comparado y ponderado.
El Documento técnico logístico
El "Documento técnico logístico" consiste en la descripción precisa y exhaustiva del servicio objeto de la licitación. Esta fase es muy importante ya que, por un lado, ayuda al proveedor a entender exactamente cuáles son los factores y las peculiaridades del tipo de servicio objeto de la licitación y, por otro, alinea todas las ofertas con los deseos específicos del cliente. Cuanto más detallada sea esta parte más posibilidades tendrá el operador de formular una propuesta de colaboración en consonancia con las expectativas de los clientes. En esta fase se definen los niveles mínimos de servicio que deberá garantizar el proveedor para alcanzar el servicio.
La construcción de la tarifa y de los costes accesorios
Se define la mejor estructura tarifaria que debe adoptarse. Sobre la base del punto anterior (y de la Auditoría), se estudian los factores de coste (lista de embalaje, líneas del pedido, piezas, palés, peso, volumen, etc.) más adecuados para el tipo de servicio logístico (manipulación, alojamiento, transporte, etc.) que debe efectuarse. Esta tarificación será la utilizada por los participantes en la licitación, para que las diversas ofertas presentadas puedan compararse fácilmente.
Simulaciones económicas y elección del proveedor
Una vez recogidas todas las ofertas económicas y valorada la pertinencia de las propuestas técnicas respecto del documento técnico, se desarrolla una simulación que compara los costes logísticos obtenidos a partir de las diferentes propuestas de los proveedores participantes en la licitación. Con los resultados obtenidos a partir de este último análisis, junto con los resultados obtenidos en las Auditorías realizadas con los proveedores, el cliente dispone de todos los elementos para efectuar la mejor elección.
