La gestione della mappa di magazzino

La mappa: elemento cardine di un magazzino ben organizzato

La mappa di magazzino rappresenta la disposizione delle SKU nelle diverse ubicazioni di stoccaggio. La definizione della mappa è un’attività che non deve essere sottovalutata in quanto la sua bontà di esecuzione ha un impatto diretto su:

Efficienza e produttività delle attività di magazzino: i processi a maggiore intensità di manodopera – messa a dimora, rimpiazzo e prelievo – sono per larga parte dipendenti dalle percorrenze degli operatori. Dunque, la disposizione corretta dei prodotti nelle ubicazioni può drasticamente ridurre le distanze medie percorse per ciascuna missione.
Resa di stoccaggio e utilizzo ottimale delle aree e delle attrezzature: uno dei maggiori problemi che si riscontrano nei magazzini, cioè la carenza di spazi, è frequentemente la conseguenza di una non ottimale allocazione dei prodotti che pertanto non consente di sfruttare al meglio le attrezzature a disposizione (scaffalature, aree a catasta, impianti intensivi, etc.).
Accuratezza del processo di prelievo: una mappatura non sapientemente realizzata può talvolta condurre a errori da parte degli operatori in fase di prelievo e quindi può rivelarsi la causa di problemi qualitativi come l’invio a clienti di merce errata.

Quali fattori considerare nel processo di mappatura?

La definizione della mappa è un esercizio non semplice in quanto richiede l’analisi e la valutazione di molteplici fattori ed esigenze che devono essere tutte tenute in considerazione. Le strategie di mappatura devono infatti tenere conto di:

Posizionare le referenze a più alta intensità di movimentazione il più vicino possibile alle aree di ingresso e uscita, così da minimizzare le percorrenze e aumentare la produttività del picking.
Bilanciare correttamente i differenti settori di prelievo, evitando di concentrare le referenze a più alta movimentazione in un'unica area di magazzino, per esempio un singolo corridoio, per non creare ingorghi o colli di bottiglia.
Predisporre zone e attrezzature dedicate ai materiali con specifiche esigenze di stoccaggio come prodotti infiammabili, prodotti esplosivi, liquidi che necessitano di vasche di raccolta, etc.
Collocare i prodotti in modo da massimizzare l’ergonomia del prelievo, evitando dunque di posizionare i materiali più pesanti nei livelli inferiori o superiori della scaffalatura ma dedicando questi vani a più difficile accesso alla merce leggera.
Posizionare prodotti frequentemente prelevati insieme (es. prodotti complementari o componenti di un kit) in vani vicini tra loro, così da ridurre i tempi di ricerca e minimizzare le percorrenze.
Necessità di gestione rigida dei lotti, ad esempio in caso di FIFO/FEFO stretto, che potrebbe richiedere di stoccare separatamente prodotti appartenenti a lotti diversi o di ubicarli in attrezzature di stoccaggio propedeutiche al rispetto del FIFO (es. canali a gravità).
Ubicare prodotti fisicamente simili in vani distanti tra loro così da ridurre gli errori di prelievo, come nel caso dei prodotti con variante, versione o taglia che agli occhi degli operatori potrebbero risultare simili.

Una mappatura che privilegia solo alcuni degli aspetti sopra indicati – ad esempio quelli relativi alla minimizzazione delle percorrenze – potrebbe rivelarsi carente sotto i restanti punti di vista e diventare deleteria nel lungo periodo.

La rimappatura come leva per un magazzino efficiente

Se l’efficienza di picking di un magazzino è in costante diminuzione, forse la causa è da ricercare in un’errata mappatura o nella mancanza di manutenzione della stessa. Accade infatti frequentemente che una mappatura eseguita in seguito all’avviamento del magazzino o ad un intervento di revisione del layout con il passare del tempo diventi obsoleta a causa di variazioni nel portafoglio prodotti o di modifiche alle preferenze di acquisto dei clienti.

Determinare come ridistribuire al meglio i prodotti può essere un’attività ad alta intensità di tempo e con un elevato grado di rischio di non sortire gli effetti positivi sperati o addirittura di risultare controproducente, soprattutto nel caso in cui non sia chiara la strategia ottimale da perseguire. Per questo motivo, può essere utile avvalersi del supporto di una società di consulenza esperta nella riorganizzazione dei magazzini come Simco.

Il processo di mappatura del magazzino

I passi principali da intraprendere nel processo di definizione della mappa sono:

La raccolta e l’analisi dei dati di base. Prima di assegnare un’ubicazione specifica ad un prodotto è importante sapere con precisione le sue caratteristiche volumetriche e le dimensioni delle sue unità di confezionamento (confezioni, colli, pallet, etc.). Le dimensioni del prodotto possono costituire un elemento di criticità in quanto capita frequentemente che le imprese abbiano anagrafiche incomplete o non aggiornate; in questi casi l’unico modo per correggerle è utilizzare una misurazione fisica oppure ricorrere ad un sistema di rilevazione volumetrica. Inoltre, è importante conoscere per ciascun prodotto le sue caratteristiche di flusso, cioè l’intensità di movimentazione, la variabilità della domanda, la stagionalità, etc.
Analisi critica della struttura attuale del magazzino. Nel caso in cui si intervenga su un sito esistente a seguito di una campagna di rilievi sul campo occorre tracciare la configurazione attuale del magazzino e identificare le possibilità di trasformazione. Non è infatti scontato che la struttura attuale debba essere necessariamente mantenuta invariata. Frequentemente si rivela utile rimodulare i vani già esistenti in magazzino, per esempio per ridurre le ubicazioni di dimensione eccessiva o per ampliare quelle troppo piccole. Nel caso in cui si stia realizzando un magazzino ex-novo, saranno disponibili un maggior numero di leve su cui agire per raggiungere la configurazione ideale, a partire dalla selezione e l’acquisto di attrezzature di stoccaggio ad-hoc.
La scelta dei più idonei vani di stoccaggio. Sulla base dei dati raccolti nei passaggi precedenti viene definita una strategia di mappatura. In questa fase si può lavorare a livello di singola SKU identificando lo specifico vano di magazzino per ciascun prodotto. Tuttavia, a seconda delle dimensioni del magazzino, del numero di referenze coinvolte e della variabilità attesa del portafoglio prodotti può invece risultare conveniente lavorare per cluster omogenei di SKU e definire le regole di stoccaggio per ciascun raggruppamento, così da rendere più tattica e meno operativa la natura dell’intervento.
Valutazione della convenienza dell’intervento. Nel caso in cui si tratti di un intervento di revisione di una mappatura esistente, occorre anche capire se sussistono i presupposti economici per avviare un intervento di rimappatura. Capita infatti spesso che in un intervento di rimappatura si considerino solamente i risparmi emergenti da una mappa più efficiente ignorando i costi per la sua implementazione e il suo mantenimento. Può essere utile in questi casi costruire dunque un business case per la rimappatura così da valutare il ritorno sull’investimento (ROI) per gli spostamenti. In genere, un intervento di ridefinizione della mappa può tradursi in un aumento dell’efficienza del picking del 5%. Tuttavia, nel caso di depositi che partono da una situazione di picking non ottimizzata l’incremento di efficienza può raggiungere anche il 15%.
Definizione di una strategia di mantenimento della mappa. La gestione della mappa è un impegno continuativo nel tempo. Per mantenere i benefici della mappatura è fondamentale che ci sia una figura che si occupi di monitorare il processo di gestione della mappa, analizzandolo su base regolare (giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale) per garantire che la sua efficienza sia mantenuta. Solitamente, a seguito della ridefinizione della mappa l’efficienza di picking può aumentare fino al 15% per poi ridiscendere gradualmente nel tempo. È quindi fondamentale definire durante lo studio una strategia di mappatura per avere delle regole che guidino gli eventuali interventi periodici di manutenzione della mappa. Un ruolo importante lo gioca anche il software di gestione operativa del magazzino (WMS) nel quale queste regole possono essere implementate per agevolare il più possibile il processo di rimappatura. Il WMS si rivela anche fondamentale per tenere monitorato il livello di performance del magazzino grazie ad un cruscotto di indicatori (KPI) sapientemente realizzato così da accorgersi con tempestività di eventuali cali nell’efficienza dei processi.

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