Gestión del mapa de almacén

El mapa: un elemento clave de un almacén bien organizado

El mapa de inventario representa la disposición de las SKU en diferentes ubicaciones de stock. La definición del mapa es una actividad que no debe subestimarse ya que su tiene un impacto directo en:

• Eficiencia y productividad de las operaciones de almacén: los procesos más intensivos en mano de obra (put away, sustitución y retiro) dependen en gran medida del kilometraje del operario. Por lo tanto, la correcta disposición de los productos en las ubicaciones puede reducir drásticamente las distancias promedio recorridas para cada misión.
• Rendimiento de almacenamiento y uso óptimo de las áreas y equipos: uno de los mayores problemas que se encuentran en los almacenes, es decir, la falta de espacio es a menudo la consecuencia de una asignación no óptima de los productos que, por lo tanto, no permite aprovechar al máximo los equipos disponibles (estanterías, áreas de apilamiento, sistemas intensivos, etc.).
• Precisión del proceso de picking: Un mapeo mal ejecutado a veces puede dar lugar a errores por parte de los operarios durante la fase de picking y, por tanto, puede ser la causa de problemas de calidad como el envío de mercancías incorrectas a los clientes.

¿Qué factores hay que tener en cuenta en el proceso de mapeo?

La definición del mapa no es un ejercicio sencillo, ya que requiere el análisis y la evaluación de múltiples factores y necesidades que deben tenerse en cuenta. Las estrategias de mapeo deben tener en cuenta:

• Posicionar las referencias con flujo intenso lo más cerca posible de las zonas de entrada y salida, para minimizar las distancias y aumentar la productividad del picking.
• Equilibrar correctamente los diferentes sectores de picking, evitando concentrar las referencias de mayor movimiento en una única zona de almacén, por ejemplo, un único pasillo, para no crear atascos o cuellos de botella.
• Preparar áreas y equipos dedicados a materiales con necesidades específicas de almacenamiento como productos inflamables, productos explosivos, líquidos que requieran tanques de recolección, etc.
• Posicionar los productos de forma que se maximice la ergonomía del picking, evitando así colocar los materiales más pesados en los niveles inferiores o superiores de la estantería y dedicando estos compartimentos a un acceso más difícil a la mercancía ligera.
• Colocar los productos que se recogen juntos con frecuencia (por ejemplo, productos complementarios o componentes de un kit) en compartimentos cercanos entre sí, para reducir los tiempos de búsqueda y minimizar las distancias.
• Necesidad de una gestión rígida de los lotes, por ejemplo, en el caso de FIFO/FEFO estricto, que puede requerir que los productos pertenecientes a diferentes lotes se almacenen por separado o se coloquen en equipos de almacenamiento específicos para cumplir con los FIFO (por ejemplo, canales de gravedad).
• Ubicar productos físicamente similares en espacios alejados entre sí para reducir los errores de picking, como en el caso de productos con variantes, versiones o tamaños que pueden ser similares a los ojos de los operarios.

Un mapa que privilegie solo algunos de los aspectos indicados anteriormente, por ejemplo, los relacionados con la minimización de las distancias, podría resultar deficiente desde los puntos de vista restantes y llegar a ser perjudicial a largo plazo.

El mantenimiento del mapa como palanca para un almacén eficiente

Si la eficiencia de picking de un almacén está disminuyendo constantemente, quizás la causa se encuentre en un mapeo incorrecto o en la falta de mantenimiento de este. De hecho, sucede con frecuencia que un mapeo realizado después de la puesta en marcha del almacén o una revisión del diseño a lo largo del tiempo se vuelve obsoleto debido a cambios en la cartera de productos o cambios en las preferencias de compra de los clientes.

Determinar la mejor manera de redistribuir los productos puede ser una tarea que requiere mucho tiempo y que conlleva un alto grado de riesgo de no tener los efectos positivos deseados o incluso de ser contraproducente, especialmente si no está clara la estrategia óptima a seguir. Por esta razón, puede ser útil contar con el apoyo de una empresa consultora con experiencia en la reorganización de almacenes como Simco.

El proceso de mapeo de almacenes

Los principales pasos a seguir en el proceso de mapeo son:

• La recopilación y análisis de datos básicos. Antes de asignar una ubicación concreta a un producto, es importante conocer con precisión sus características volumétricas y las dimensiones de sus unidades de embalaje (confecciones, paquetes, palets, etc.). El tamaño del producto puede ser un elemento crítico, ya que sucede con frecuencia que las empresas tienen datos anagràficos incompletos o desactualizados; En estos casos, la única forma de corregirlos es utilizar una medición física o utilizar un sistema de detección volumétrica. Además, es importante conocer para cada producto sus características de flujo, es decir, la intensidad de la manipulación, la variabilidad de la demanda, la estacionalidad, etc.
• Análisis crítico de la estructura actual del almacén. En el caso de que se intervenga en un sitio existente, tras una campaña de estudio de campo, es necesario trazar la configuración actual del almacén e identificar las posibilidades de transformación. No es descontado que la estructura actual deba mantenerse necesariamente sin cambios. A menudo es útil remodelar los espacios existentes en el almacén, por ejemplo, para reducir las ubicaciones de gran tamaño o para ampliar las que son demasiado pequeñas. En el caso de que se construya un almacén desde cero, se dispondrá de un mayor número de palancas sobre las que actuar para conseguir la configuración idónea, empezando por la selección y compra de equipos de almacenaje ad-hoc.
• La elección de los compartimentos de almacenamiento más adecuados. A partir de los datos recopilados en los pasos anteriores, se define una estrategia de mapeo. En esta fase, puede trabajar a nivel de SKU individual identificando el compartimento de almacén específico para cada producto. Sin embargo, dependiendo del tamaño del almacén, del número de referencias implicadas y de la variabilidad esperada de la cartera de productos, puede ser conveniente trabajar en conjuntos homogéneos de referencias y definir las reglas de almacenamiento para cada agrupación, de forma que la naturaleza de la intervención sea más táctica y menos operativa.
• Evaluación de la conveniencia de la intervención. En el caso de una revisión de un mapeo existente, también es necesario comprender si existen las condiciones económicas para iniciar una intervención de remapeo. De hecho, a menudo sucede que en una intervención de remapeo, solo se consideran los ahorros que surgen de un mapa más eficiente, ignorando los costos de su implementación y mantenimiento. En estos casos, puede ser útil crear un business case para el remapeo con el fin de evaluar el retorno de la inversión. Normalmente, una redefinición del mapa puede dar lugar a un aumento del 5 % en la eficiencia de la selección de productos. Sin embargo, en el caso de los depósitos que parten de una situación de picking no optimizada, el aumento de la eficiencia puede llegar al 15%.
• Definir una estrategia de mantenimiento de mapas. La gestión del mapa es un compromiso continuo a lo largo del tiempo. Para mantener los beneficios de el mapeo, es fundamental que exista una figura que se encargue de monitorear el proceso de gestión del mapa, analizándolo de manera periódica (diaria, semanal, mensual, trimestral) para asegurar que se mantenga su eficiencia. Por lo general, después de la redefinición del mapa, la eficiencia de la preparación de pedidos puede aumentar hasta un 15% y luego disminuir gradualmente con el tiempo. Por lo tanto, es esencial definir una estrategia de mapeo durante el estudio para tener reglas que guíen cualquier mantenimiento periódico del mapa. También desempeña un papel importante el software de gestión operativa de almacenes (WMS) en el que se pueden implementar estas reglas para facilitar al máximo el proceso de remapeo