Documentación y datos para un tender logístico: cómo preparar la información de la licitación

En proyectos de logística y supply chain que implican la compra de equipos, automatización y software, el resultado del tender depende en gran medida de una fase crítica: la recopilación estructurada de documentos e información. Si faltan datos, los proveedores añaden márgenes de riesgo, cambian las suposiciones y las ofertas se vuelven difíciles de comparar.

Esta guía reúne una checklist práctica de información cualitativa y cuantitativa necesaria para redactar documentos RFI/RFP/RFQ y evaluar propuestas de forma objetiva.

Por qué la recopilación de datos es la base de una licitación sólida

• Reduce el riesgo: menos incertidumbre = precios más precisos y arranque más estable.
• Mejora la comparabilidad: todos responden a los mismos datos y plantillas.
• Acelera la negociación: restricciones y suposiciones quedan claras desde el inicio.
• Refuerza la gobernanza: alcance y responsabilidades documentadas, menos disputas.

Documentos “core” que conviene preparar

• Carta de invitación y reglas del tender (calendario, Q&A, formatos).
• NDA si se comparten datos sensibles.
• RFI/RFP/RFQ con alcance, requisitos y volúmenes.
• Especificación técnica (si aplica): estándares, restricciones, rendimiento.
• Plantillas de oferta: precios, catálogo de servicios, KPI, supuestos.
• Borrador de contrato o cláusulas clave (SLA, penalizaciones, responsabilidades, salida).
• Anexos operativos (layout, lista SKU, perfiles de pedidos, histórico).

Información cuantitativa imprescindible

Los datos cuantitativos deben ser medibles y, preferiblemente, extraídos de sistemas (WMS/ERP/TMS).

• Volúmenes: pedidos/día, líneas/día, bultos/día, pallets/año, picos y estacionalidad.
• Perfil de pedidos: mix B2B/B2C, mono-línea vs multi-línea, peso/volumen medio.
• Datos SKU: SKU activas, ABC, dimensiones, manipulación especial.
• Inventario: stock medio/máximo, ocupación, rotación.
• Inbound: frecuencia de llegadas, unidades de carga, ventanas, tiempos de descarga.
• Outbound: destinos, cut-offs, expediciones/día, distribución geográfica.
• Devoluciones: tasa, pasos de reproceso, plazos, reglas de reintegro.
• Calidad: errores de picking, daños, reclamaciones, retrasos (KPI históricos).

Información cualitativa que cambia costes y viabilidad

• Requisitos de servicio: SLA, objetivos de precisión, tiempos de respuesta.
• Restricciones operativas: turnos, accesos, seguridad, procedimientos.
• Reglas de embalaje: packaging, etiquetado, insertos, personalización.
• Gestión de excepciones: urgencias, backorders, sustituciones, roturas de stock.
• Compliance: ADR, food/pharma, trazabilidad, auditorías, certificaciones.
• IT e integración: interfaces WMS/TMS/ERP, EDI/API, enfoque de pruebas.
• Personal: formación, idiomas, políticas de seguridad y salud.

Anexos técnicos que mejoran la calidad de las ofertas

• Planos del almacén: muelles, áreas, restricciones de flujo.
• Fotos y vídeos de procesos reales: recepción, picking, packing, expedición.
• Mapas de proceso (AS-IS) y diseño objetivo (TO-BE).
• Inventario de activos: equipos existentes y estado (carretillas, escáneres, impresoras).
• Requisitos de seguridad: EPI, evaluación de riesgos, formación obligatoria.

Tabla: checklist rápida del tender data pack

Cómo dejar los datos listos para licitación

• Estandariza unidades: peso/volumen, pallets, bultos, líneas.
• Define picos: facilita la semana/mes máximo, no solo la media anual.
• Explicita supuestos: qué incluye/excluye, qué es variable, qué es a consumo.
• Separa base y opcionales: para evitar ofertas incomparables.
• Aporta evidencias: exportaciones, informes, ejemplos de pedidos y etiquetas.

Errores comunes a evitar

• datos demasiado agregados (p. ej., solo volúmenes anuales);
• no incluir picos y estacionalidad;
• describir procesos sin ejemplos ni anexos;
• alcance poco claro (quién hace qué y dónde termina la responsabilidad);
• no usar plantillas de oferta: cada proveedor responde “a su manera”.

Conclusión

Recopilar documentación e información para un tender no es burocracia: es la palanca que convierte la compra en una decisión basada en evidencias. Con un data pack sólido, los proveedores responden mejor, las ofertas son comparables y el arranque tiene menos sorpresas.